Stop met het najagen van procedures, introduceer workflows!

Waar bent u druk mee? Met controles zoals:

• Is dit gedaan?
• Hebben ze (we!) dat rapport wel verstuurd?
• Is aan die voorwaarde voldaan?
• Mensen vertellen dat ze de procedures moeten volgen?

Natuurlijk kan dit in uw functieomschrijving staan “de hele dag rondrennen en uw mensen dezelfde vragen stellen”.  U kunt ervoor verantwoordelijk zijn om telkens te controleren “heb je dit uitgevoerd” en “wat is daarmee gebeurd?”. En dan krijgt u soms als antwoord: “Nou, uh, in dit geval… Uh, dat hebben we eigenlijk een klein beetje niet gedaan”. Waardoor u bevestigd wordt in uw gelijk om toch alles steeds maar weer te controleren. Meten is weten, vaker meten is zeker weten!

Kan dat nou niet makkelijker? Natuurlijk!

Denk eens aan het introduceren van workflows, maar dan net een beetje anders: veel vastigheid maar geen beton. Maak gebruik van standaard software, maar met een inrichting-op-maat.

Op alle documenten in onze software (denk aan Inslag, Uitslag, Weegdocument) kunt u Statussjablonen toepassen. Met zo’n sjabloon geeft u richting aan hoe de order afgehandeld moet worden, een soort routebeschrijving. Als het document verwerkt wordt, moet de gebruiker deze route volgen – u laat hem namelijk geen andere weg.  En er is geen mogelijkheid buiten deze gebaande wegen te gaan. Tenzij u de opdracht natuurlijk niet uitvoert, maar het systeem vertelt dat u het wél gedaan hebt… A fool with a tool still is a fool – Grady Booch.
En als proceseigenaar weet u: als status 40 bereikt is, moeten alle statussen daaraan voorafgaand gepasseerd zijn. En dus moeten alle bijbehorende handelingen zijn uitgevoerd. Ook als u het document afhandelt met een RF-scanner zal de status worden bijgewerkt. En daardoor heeft u realtime inzicht in de afhandeling door de loodsmedewerkers.

Naast deze zekerheden krijgt u een aantal prettige features:

1. U kunt instellen aan welke voorwaarden moet zijn voldaan, voordat de order door kan naar de volgende status. Bijvoorbeeld: alle diensten moeten zijn afgerekend, bepaalde velden moeten gevuld zijn
2. U kunt acties inrichten die de software moet uitvoeren op de achtergrond. Bijvoorbeeld een rapport printen of e-mailen, diensten invoegen en een informerende e-mail versturen.
3. De inrichting zal bijna maatwerk zijn. Hoewel u standaardelementen uit onze standaardoplossing gebruikt, zal de workflow UW workflow zijn. En daarmee kunt u dus inspelen op veranderingen in uw werkelijkheid.
4. Maak een filter op basis van status, om de documenten te groeperen en uw medewerkers aan de slag te laten gaan met de juiste dingen.
5. Inzicht in het aantal orders in een bepaalde procesfase met een Indicatiestapel op het Rolcentrum. Natuurlijk kunt u ook gebruikmaken van Grafieken of filters in het Navigatiedeelvenster.

Kortom, er is een keuze: blijf achter uw staart aanjagen óf zet een stap vooruit en start met workflow!