Meer inzicht in douanezaken met 4 stappen

Douanezaken staat voor velen gelijk aan hoofdpijn of een black box. Dat is niet nodig, zolang u een aantal handvatten heeft waarmee u beter inzicht krijgt in de werking. Zowel uzelf als uw klant kan dan profiteren van de voordelen als lagere kosten, snellere doorlooptijd… en minder hoofdpijn.

Als logistieke dienstverlener of warehouse operator bent u gericht op internationale handel, dus krijgt u op een of andere manier met de douane en gerelateerde overheidsinstanties te maken. De douane speelt in de internationale handel een cruciale rol – zij geven de uiteindelijke toestemming tot invoeren of uitvoeren, verstrekken vergunningen en hebben een adviserende rol.
Aan de hand van 4 stappen kunt u meer inzicht krijgen in douanezaken en het douaneproces optimaliseren.

Ken uw product

Weet welke producten er in uw warehouse opgeslagen liggen en ken de goederencodes en eventuele aanvullende of accijnscodes van deze producten. Met name bederfelijke producten vereisen keuring door instanties als de Plantenkundige Dienst of Voedsel- en Warenautoriteit. Als keuringen en bijbehorende bewijzen niet correct zijn uitgevoerd, loopt de in- of uitvoer vertraging op.
De eisen op het gebied van keuringen en accijnsgoederen kunnen wisselen, dus blijf goed op de hoogte van eventuele veranderingen en zorg dat het warehouse proces flexibel ingericht is om veranderingen snel over te nemen.

Ken uw rol

Als partij in de logistieke keten heeft u een eigen rol. Bent u aangever of vertegenwoordiger in de aangifte, besteedt u de aangifte uit aan een douaneagent of zegt u tegen uw klant dat u niks met douane te maken wilt hebben? De keuze is aan u. Elke rol heeft andere verantwoordelijkheden en/of aansprakelijkheid rond de douaneaangifte.
U kunt ook (een deel van) het werk uitbesteden aan gespecialiseerde douaneagenten. Minder risico’s, maar wel een extra partij in de keten.

Kies uw vergunningen

Wees bewust van de douanestromen van uw klanten, zodat u heel gericht uw vergunningen kunt kiezen. Met deze vergunningen kunt u bijvoorbeeld een entrepotopslag houden of vereenvoudigde aangiften doen. Met deze vergunningen kunt u uw kosten verminderen en doorlooptijd verbeteren. Voor veel vergunningen is in de basis een AEO vergunning noodzakelijk.
Alle vergunningen worden verstrekt met voorwaarden en het is essentieel dat u deze voorwaarden goed in uw standaard processen verwerkt.

Beheers uw proces

Hoe goed beheerst u uw proces? Voor de douane is dit de belangrijkste vraag als u aanklopt voor vergunningen. Beheersing van eigen processen betekent dat uw medewerkers intern hun processen kennen en deze goed kunnen uitvoeren, de processen goed te controleren zijn en dat alle relevante stappen gelogd worden om eventueel achteraf te kunnen auditen.
Doe uzelf een plezier en kies een ERP met een geïntegreerde douanemodule. Hiermee voorkomt u het risico op fouten die leiden tot boetes, extra inspecties of vertragingen. Bespaar uzelf die hoofdpijn en houdt uw klanten tevreden.

De bovenstaande thema’s zijn een eerste aanzet tot beter inzicht in douanezaken en een optimalisering van uw eigen douaneproces. Al deze thema’s ga ik de komende maanden verder uitdiepen in dit blog. Ik nodig u uit om uw ervaringen en vragen te delen!

Deze berichten worden geleverd “as is” zonder garanties en geven geen rechten.
U neemt alle risico’s aan voor gebruik.