“Heb jij dit document al gescand en gekoppeld?”

Er liggen stapels papieren verspreid op verschillende bureaus. Deze worden samengeniet en in een archiefmap gestopt. Vervolgens dient er een document uit een van de vele archiefmappen gehaald te worden. Maar waar vindt u dit document terug? En bevindt deze zich wel in de juiste periode? Komt dit u bekend voor? Een papieren archief stapelt zich op en de ene volle map leidt naar een andere. Zou het niet makkelijk zijn een systeem te hebben waarbij snel het juiste document gevonden kan worden? Of waarbij uw klant zelf zijn documenten via een web portaal kan benaderen?

Document Capture biedt de mogelijkheid tot het digitaal archiveren van documenten. Hierdoor hoeft het sorteren en terugvinden van documenten niet langer een lastige en tijdrovende activiteit te zijn. De automatisering van het proces bespaart u hierbij dus tijd én kosten.

Minder administratie, eenvoudige toegang

Document Capture is onze barcode herkenningssoftware. Door simpelweg de documenten met barcode of juiste bestandsnaam te scannen zal de software een digitaal dossier creëren waarbij documenten eenvoudig kunnen worden verwerkt, geanalyseerd en teruggevonden. Bij de digitale instroom van documenten kunnen deze natuurlijk ook eenvoudig worden gekoppeld.

Van papierstroom tot een digitaal dossier

Alle documenten met een barcode kunnen worden herkend met Document Capture. Dit kunnen bijvoorbeeld CMR’s zijn of in- en uitslagbonnen met de daarbij behorende documenten. Document Capture Essentials brengt letterlijk uw fysieke papierstroom samen in een digitaal dossier in drie eenvoudige stappen:

1. Bij elkaar behorende documenten worden gestapeld.
2. Op gegeven momenten worden deze stapels verzameld en gescand.
3. Document Capture splitst per barcode en koppelt deze vervolgens aan het juiste document.

Document Capture herkent de documenten en koppelt deze aan de juiste document type. Doordat de documenten netjes zijn gekoppeld, zijn deze ook terug te vinden in het web portaal waar ze gedownload kunnen worden.

Voordelen van digitaal archiveren met Document Capture:

• Minimale archiefopslag
• Documenten beschikbaar op het web portaal
• Documenten meenemen met een mailing naar de klant
• Vindbaarheid van documenten in het systeem
• Bespaar tijd en kosten

Meer weten over Document Capture?

Lees onze eerdere blog over Document Capture Advanced hier. Of bekijk ons on-demand webinar.