Blogs, Koel- en vrieshuizen,
Blogs, How To's
Laat Dynamics voor u het werk doen: automatisch mappen van Excel velden
Datum
8 maart, 2018
Leestijd
4 min. leestijd
Hoe vaak ontvangt u een Excel bestand van de transporteur of rederij waarbij de goederen voor verschillende klanten in één overzicht zijn gegoten? Als u een beetje handig bent met Excel, dan heeft u vast en zeker een handig foefje gevonden om de verschillende klanten uit te splitsen om ze één voor één in Dynamics NAV te importeren. Maar wist u dat deze handige trucjes helemaal niet nodig zijn? U kunt dit werk namelijk door Dynamics NAV laten oppakken. Welkom bij deel 2 van de blog ‘Excel import’.
In mijn vorige blog deelde ik al hoe de Excel import binnen de Dynamics-oplossing gebruikt kan worden om sneller en minder foutgevoelig gegevens te importeren. In deze blog maken we de verdiepingsslag en gaan we dieper in op het gebruik van Excel import.
Leer bijvoorbeeld meer over:
- De werking van klantartikelen
- Hoe u meerdere documenten kunt aanmaken
- Hoe u eenvoudig kunt filteren op orderklantnummer met regel/kop
- En hoe de interne mapping waarden werken in Excel
Klantartikel import
In mijn vorige blog importeerde ik met één Excel import een inslag document op basis van een (fictieve) klantartikelnummer. Binnen Dynamics NAV kunnen klantartikelen meerdere unieke waarden hebben. De meest voorkomende zijn intern nummer, extern nummer* en EAN. Klantartikelen kunnen met al deze waarden herkend worden, waarbij in dezelfde kolom zowel EAN als externe nummers gebruikt kunnen worden.
*Onder extern nummer verstaan we het nummer wat de klant hanteert voor het artikel.
Meerdere documenten
Het aanmaken van meerdere documenten is een functie die ervan uitgaat dat als een bepaalde rij verschillende waarden heeft er een aparte documentkop aangemaakt moet worden. Een goed voorbeeld hiervoor is het ‘Extern Documentnummer’.
In onderstaand voorbeeld zal ik drie verschillende inslagen maken waarbij de artikelen willekeurig verdeeld zijn.
Orderklantnummer
Op de header van de Excel import is het mogelijk om het (order)klantnummer op te geven. Dit is van belang tijdens het importeren van het Excelbestand om het juiste klantartikel te vinden en het document aan te kunnen maken. Met het veld “Klantnr.” heeft u daarnaast de mogelijkheid verschillende inslagen te importeren op basis van het klantnummer. Dit betekent dat u één Excel-bestand kunt verwerken waarin de verwachte inslag van meerdere klanten is vermeld. Voorbeeld: een rederij vervoert goederen voor verschillende klanten en stuurt u op voorhand een Excel met de goederen die afgeleverd zullen worden. Op basis van het klantnummer kunt u heel eenvoudig verschillende inslagen aanmaken. Deze koppelt u vanuit de Excel import niet vanaf de kop, maar vanaf de regel.
Mapping
Het komt regelmatig voor dat uw klanten waarden gebruiken die niet in uw Dynamics-oplossing bekend zijn, maar wel te refereren zijn. Een goed voorbeeld zijn de verschillende leveranciers die voor uw klant goederen aanleveren. Een leverancier kan dan een andere waarde aanhouden voor klantartikelen, dragertypes en eenheden.
Bovenstaande punten komen aan bod in onderstaand voorbeeld:
1. Aanmaken import definitie
Excel:
In onderstaand voorbeeld heeft het artikel “T-SHIRT” een EAN-code in plaats van het externe nummer.
Import definitie:
- Gebruik een filter op de kolom ‘Bereik’ (1) om alleen de velden te tonen die gemapped zijn. Onder stap 2 ziet u het filter wat ik in dat geval heb toegepast.
- Om Dynamics NAV opdracht te geven het document te splitsen op kopniveau moet u de checkbox onder “Document splitsen” aanvinken (3).
- Voor de dragertypes (4) heb ik een mapping tabel opgegeven die ervoor zorgt dat mijn waarden in de Excel correct vertaald worden naar de waarden in Dynamics NAV. De ‘interne waarde’ is de waarde binnen Dynamics NAV, de ‘externe waarde’ is de waarde die in het Excel document zou kunnen staan. Als de waarde in het Excel document niet in de mapping tabel voorkomt, wordt de waarde zoals die is opgegeven ingelezen.
2. De Excel import
Bij het importeren verwachten we drie unieke documenten, omdat er in het voorbeeld drie verschillende unieke externe documentnummers zijn. Na de import krijgt u een melding met de hoeveelheid documenten die aangemaakt zijn.
Dynamics NAV heeft daarbij tijdens de import ook netjes het EAN-nummer gevonden van het klantartikel “T-shirt”. Daar heeft u zelf niets extra voor hoeven doen.
