Creëer zonder moeite in 5 stappen een klantspecifiek rapport

Blog: Creëer in 5 stappen zonder moeite een klantspecifiek rapport | Boltrics

Creëer zonder moeite in 5 stappen een klantspecifiek rapport

Wist u dat u van elk rapport binnen Microsoft Dynamics de opmaak of lay-out kunt wijzigen? U kunt zelfs voor elke klant een eigen rapport lay-out maken als u daar de tijd voor (… en zin in) heeft.

Had dat vroeger maar gekund: een rapport aanpassen aan de wensen van de ontvanger ervan. Dan had menig ouder wél diezelfde avond nog de cijferlijst van kindlief kunnen bekijken. Of kindlief had nog meer geld kunnen beuren bij oma of buurvrouw.

U heeft het misschien weleens overwogen om voor die ene klant een specifiek rapport net iets fraaier (te laten) maken. Het logo van uw klant erop, kolom erbij en de volgorde enigszins aangepast. Maar wellicht was u bang dat het (te) ingewikkeld zou zijn en heel veel tijd zou kosten? Of dat u hiervoor zelfs de hulp van Boltrics zou moeten inschakelen?

Het goede nieuws is: niets is minder waar! U kunt het zelfs helemaal zelf! In deze blog neem ik u stap voor stap mee, en deel ik hoe u eenvoudig uw rapporten kunt aanpassen.

Pas zelf de lay-out aan

U kunt bijvoorbeeld wat betreft de lay-out heel veel zelf aanpassen. Denk aan de plaats, vorm en grootte van de gegevens op het rapport. Daarnaast is het ook een fluitje van een cent om een afbeelding toe te voegen.
Let op: Verwijderen van gegevens is ook helemaal niet moeilijk. Het terughalen van deze informatie is echter een ander verhaal, dus wees “zuinig” met het verwijderen van onderdelen van het rapport.

Bent u er klaar voor om een klantspecifiek rapport te maken?

Laten we een testje doen of we samen een bestaande rapport lay-out klantspecifiek kunnen maken. We gaan een bepaald veld een ‘gouden’ randje geven. In deze blog gebruiken we een Nederlandstalige client.

Stap 1: Open Dynamics, en zoek op “lay”

Geef in het zoekscherm: “lay”, zie figuur 1.

Microsoft Dynamics: Open Dynamics en zoek op lay | Boltrics
Figuur 1

Stap 2: Kies voor “Aangepaste rapportlay-outs”

Daar bevinden zich alle ingestelde aangepaste rapportlay-outs, zie figuur 2. Bij u is dat mogelijk leeg. Dan gebruikt u ze nog niet, leest u dan vooral verder.

Microsoft Dynamics: Kies voor “Aangepaste rapportlay-outs” | Boltrics
Figuur 2

In bovenstaand voorbeeld worden slechts twee rapporten getoond: één voor rapport 206 en één voor 1306. Twee verschillende documentsoorten: Word en RDLC. De Word lay-outs worden door een groot aantal klanten reeds gebruikt en hebben ze vaak zelf ontwikkeld. Standaard levert Boltrics een RDLC lay-out. Deze zit ingebed in het rapport zelf en heet ook wel de “Ingebouwde lay-out”. Dit geldt ook voor een klantspecifiek rapport.

In deze blog richten we ons specifiek op de RDLC lay-outs en laten we Word lay-outs buiten beschouwing.

Stap 3: Maak zelf een aangepaste rapportlay-out aan

Kies “Nieuw”. In figuur 3 kiest u dan voor Rapport-id: 11154661. Dat is het standaard rapport voor een geboekte uitslag. En kies voor “RDLC-lay-out invoegen”.

Microsoft Dynamics: Maak zelf een aangepaste rapportlay-out aan | Boltrics
Figuur 3

Microsoft Dynamics maakt dan automatisch een nieuwe regel aan, zoals in figuur 4. Geef deze lay-out een herkenbare omschrijving. Zeker als u voor meerdere klanten hetzelfde rapport aanpast, geeft dat later veel gemak.

Microsoft Dynamics: Geef de lay-out een herkenbare omschrijving | Boltrics
Figuur 4

Stap 4: Lay-out bewerken

Kies voor “Lay-out bewerken”. De SQL Report Builder opent, zie figuur 5. Werkt u met Microsoft Dynamics 2018? Dan zal dit de 2016 versie zijn. Werkt u nog op een oudere versie van Microsoft Dynamics, dan opent de 2014 versie.

Microsoft Dynamics: Lay-out bewerken | Boltrics
Figuur 5

Overdaad schaadt.
Hier
 gaat nu de hele blog over…  Hier kunt u de lay-out aanpassen aan uw wensen.
U begrijpt: overdaad schaadt. Alles kan, de vraag is echter wilt u dat? Laten we proberen één veld geel te maken en kijken of we dat te zien krijgen.
Kies het veld wat in figuur 6 rood omlijnd is. Kies rechtermuisklik. Selecteer vervolgens: “Text Box Properties”.

Microsoft Dynamics: voorkom overdaad in uw rapporten | Boltrics
Figuur 6

Kies vervolgens in figuur 7 voor “Fill”, selecteer een kleur en bevestig met “OK” om het (property) scherm af te sluiten.

Microsoft Dynamics: Kies vervolgens voor “Fill” | Boltrics
Figuur 7

Sluit vervolgens de SQL Report Builder editor af door in figuur 8 op de sluitknop te drukken bij de aangegeven “stap 1 in figuur 8”. Microsoft Dynamics zal de melding geven (stap 2) of u de wijzigingen wilt bewaren. Kies “Ja”. Beantwoordt daarna pas(!) de vraag of u de lay-out wijzigingen wilt importeren of annuleren (zoals getoond in stap 3) met “Ja”. Dit scherm is al die tijd open blijven staan.

Microsoft Dynamics: SQL Report Builder editor afsluiten | Boltrics
Figuur 8

De lay-out is nu aangepast, maar wordt nog niet gebruikt. Nadat u stap 4 afgerond hebt, probeer dan eerst het rapport uit te voeren zonder stap 5 uit te voeren, dan ziet u het verschil met het wél uitvoeren van stap 5.

Stap 5: Lay-out in gebruik stellen

Geef in het zoekscherm: “lay”, en selecteer de optie “Selectie rapportlay-out”.
Let op: het verwerken van de opdracht kan enkele minuten duren.

Microsoft Dynamics: Lay-out in gebruik stellen | Boltrics
Figuur 9

Zodra de selectie is geopend, kunt u bovenin de lijst filteren op “report-id is 11154661”, zie figuur 10 en volg onderstaande stappen.

Microsoft Dynamics: Filter de lijst op report | Boltrics
Figuur 10

Zodra u “OK” gekozen hebt, toont de afdruk uw zelfgemaakte rapport met het beloofde ‘gouden’ randje, zie figuur 11.

Microsoft Dynamics: toon de afdruk van uw zelfgemaakte rapport | Boltrics
Figuur 11

Werkt dit altijd? Jazeker, bovenstaande werkt altijd*.
* Tijdens de upgrade/test periode, waarbij u meerdere versies naast elkaar heeft staan (zoals 2017 en 2018), werkt alleen de hoogste versie.

Bedankt voor het meedoen. Succes!

PS. Komt u er niet uit?
In een “how to” video deelt collega Frank Groot Roessink in 10 minuten hoe u de CMR editor kunt gebruiken én een aangepaste rapport lay-out kunt realiseren. Wilt u graag de hulp van Boltrics inschakelen? Stuur dan een request voor ondersteuning naar request@boltrics.nl, en uw Customer Success Consultant komt er zo snel mogelijk bij u op terug.

PPS. Wilt u meer leren hoe u zelf rapporten kunt wijzigen?
Dan is een training op zijn plaats. Boltrics organiseert regelmatig trainingen. Indien gewenst kunnen we ook in-company trainingen verzorgen waarbij het programma volledig wordt afgestemd op uw bedrijfswensen.

Martin Maljaars
Geplaatst door:
Martin Maljaars