5 aandachtspunten om uw orderpickers’ efficiëntie te optimaliseren

Blog: 5 aandachtspunten om uw orderpickers' efficiëntie te optimaliseren | Boltrics

5 aandachtspunten om uw orderpickers’ efficiëntie te optimaliseren

Als ondernemer binnen de logistiek vindt u efficiëntie enorm belangrijk. U voelt de marges kleiner worden en de klantwensen toenemen. “Het moet sneller en goedkoper! En ik wil van alles op de hoogte blijven.” U wilt hieraan voldoen, maar u komt al om in alle werkzaamheden. Daarnaast puilt uw warehouse uit door alle nieuwe aanvragen. Een bijtrekkende economie kent ook een keerzijde, daar bent u wel achter.

Zolang uw orderpickers hun werk maar goed doen, is er niets aan de hand. Maar is dat ook daadwerkelijk zo? Verspilt uw organisatie geen tijd omdat zij staan te wachten op een volgende pickopdracht? Zijn uw kantoorwerkzaamheden wel optimaal afgestemd op het pickproces? Gezien uw drukte wil ik u niet nog meer kopzorgen geven. Daarom heb ik in deze nieuwe orderpick-blog vijf aandachtspunten bij elkaar gebracht om de administratie- en wachttijd in uw warehouse te minimaliseren. Dat zijn de laatste twee orderpick-componenten van de vier die ik in mijn eerste blog van deze serie onder de aandacht bracht.

Administratietijd

Het is niet ieders favoriete taak, maar zonder administratie is een organisatie één grote chaos. Financiën, voorraden, klantrapporten: allemaal noodzakelijk om de boel draaiende te houden. Gelukkig kunt u een groot deel hiervan tegenwoordig automatiseren. Maar hoe loopt de administratie rond uw orderpick-werkzaamheden? Is uw kantoorproces afgestemd op de pickprocessen en vice versa? In hoeverre kunnen uw orderpickers zelfstandig hun shift opstarten en afronden; op welke momenten zijn ze afhankelijk van andermans administratieve handelingen? Naast zorgvuldige automatisering noem ik enkele aandachtspunten om de verspilde administratietijd op het kantoor te beperken.

1. Het kantoor

Administratietijd heeft in deze context betrekking tot de administratieve taken en opstartwerkzaamheden op kantoor. In hoeverre worden orderpickers vooraf en achteraf ontlast door kantoormedewerkers? Om te beginnen moet u wel iemand (of een systeem) hebben die deze taken op zich neemt. Daarnaast is het handig dat deze op een praktische locatie werkt. Is het kantoor aan de westzijde van uw warehouse? Zorg er dan voor dat het pickproces zich niet aan de oostzijde afspeelt – met alle andere opslag ertussen. Als een orderverzamelaar dan het kantoor nodig heeft, kost dat veel extra reistijd.

Bijkomend nadeel is dat door een grotere afstand tussen kantoor en pickvloer het oplossend vermogen op de vloer meer wordt ingezet. De afstand en reistijd vormen een bezwaar om kantoor in te schakelen en zijn een reden ‘om het zelf maar uit te zoeken’. De bijbehorende creativiteit brengt namelijk vaak extra administratieve druk mee, omdat de gevonden probleem-oplossingen gecorrigeerd moeten worden. Het maakt overigens niet uit of de reisafstand horizontaal is, of verticaal – bijvoorbeeld een trap op.

2. Voorbereiding op kantoor

Brengt u uw eigen pickproces eens in beeld: De ochtenddienst begint. Uw orderpickers komen aan bij de loods. Ze drinken samen een kop koffie en trekken hun werkkleding aan. En dan?
Is direct bekend wat ze moeten doen of moeten ze hiervoor eerst langs het kantoor? Als de orderpickers op kantoor starten, zorg er dan voor dat de benodigde informatie beschikbaar is. “Just in time”-printen geniet vaak de voorkeur; behalve als een groep gezamenlijk start.
Zijn er bijzonderheden? Vermeld deze dan na de algemene dagstart, alleen aan degenen op wie de bijzonderheden van toepassing zijn. Ook hier: op het juiste moment, de juiste informatie aan de juiste persoon.
Tenslotte, zorg dat het überhaupt mogelijk is om te gaan picken. Oftewel: zorg dat de replenishment gestart is (of bijna afgerond) voordat de orderpickers hun instructies krijgen. Zorg ook dat picklabels geprint zijn, of dat de labelprinters actief en bruikbaar zijn. Ook dit valt onder de administratieve taken.

3. Afronding op kantoor

We denken weer verder op procesniveau – nu naar het moment dat de orderpickers klaar zijn. Melden ze zich na iedere order af op kantoor? Voeren ze extra activiteiten uit bij het wegzetten van een pick-pallet? Is iedere klaargezette pallet voorzien van een verzendlabel?
Komen hier nog administratietaken bij kijken? Natuurlijk: er zijn diensten geleverd en die moeten worden afgerekend. Diensten? Wikkelen, picking, tussenpallets plaatsen, afstapelen, omstapelen, et cetera.
Verder moet gecontroleerd worden of alles gepickt is; manco’s worden gecontroleerd en – indien bevestigd – geregistreerd. Krijgt uw klant op dit moment terugkoppeling? En wat te denken van een voorraadcontrole? Hoewel het bij u niet voorkomt, worden bij uw concullega’s nogal eens pickfouten geconstateerd. En vooruit, u vindt inzicht in de voorraad ook cruciaal, maar het kost zoveel tijd. Tellen met pen en papier en vervolgens handmatig invoeren is arbeidsintensief en zeer foutgevoelig. In sommige warehouses controleren pickers hun eigen of elkaars werk. Een mooie kans voor cycle-counting, ingevlochten in het pickproces.

Is de handeling nodig? – Is hij nu nodig? – Is dit de snelste manier?

Wachttijd

In 1993 deden twee Nederlandse professoren, Pruyn en Smidts, onderzoek naar wachttijd. Zij concludeerden dat Nederlanders gemiddeld maar liefst 30 minuten per dag wachten. Hierbij waren files inbegrepen, dus grote kans dat dit gemiddelde vandaag de dag hoger ligt. Wat in dat onderzoek waarschijnlijk niet is meegenomen, is de wachttijd van orderpickers tot ze aan de volgende opdracht kunnen beginnen. Dan lag de gemiddelde wachttijd nóg hoger. Dit is het vierde en laatste component waar u als warehouser (mogelijk) veel tijd aan verliest en dus efficiëntie kunt behalen.

4. Opstarten pickopdracht

De wachttijd bestaat uit de opstarttijd en afrondtijd van een pickopdracht. Wat moet een orderpicker doen om aan zijn opdracht te beginnen? Allereerst de juiste materialen verzamelen. Dit is in de breedste zin van het woord. Ik noemde eerder al werkkleding verkrijgen en omkleden. Maar denk ook aan het halen van een karretje, rolcontainer of een heftruck. Liggen deze op logische locaties, langs de route van ingang naar picklocatie? Tenslotte is ook de picklijst belangrijk. Als het goed is ligt deze klaar op kantoor en is dit in de buurt van de koffieautomaat. En is die picklijst wel nodig? Papierloos werken door middel van RF-scanning of voice-picking bespaart tijd omdat papier en picker fysiek zonder elkaar kunnen. En de papierbesparing is nog eens duurzaam ook!

5. Afronden pickopdracht

Het begin van de shift staat in het teken van opstarten. Tijdens en aan het eind van de dienst ronden uw orderpickers ook opdrachten af. Wat moeten zij hiervoor doen? Waarschijnlijk hun materialen weer op de juiste plek leggen. Wellicht hun informatie doorspelen naar de juiste personen. Mogelijk hun ronde natellen of stellingen bijvullen. Wat het ook is: zorg ervoor dat ze zelfstandig door kunnen. Onnodig wachten op collega’s of materiaal is verspilling van hun én uw tijd.

Is de handeling nodig? – Is hij nu nodig? – Is dit de snelste manier?

De vraag die u zichzelf steeds moet stellen

Wat deze twee componenten betreft, hebben we gezien dat er eigenlijk maar één vraag is die telt: is deze handeling echt nodig? Zo niet, werk deze dan weg. Als hij wel nodig is, optimaliseer de handeling dan: voer hem op het juiste moment uit, op de beste manier en door de juiste afdeling. Zo minimaliseert u de tijd die uw medewerkers kwijt zijn aan administratie of nog erger, aan wachten. Vindt u het moeilijk om uzelf deze vraag te stellen en het juiste antwoord te geven? Neem contact op en wij stellen én beantwoorden hem met u.

Orderpick flowchart | Boltrics

Sytze Talsma
Geplaatst door:
Sytze Talsma

Consultant Microsoft Dynamics - Logistiek