How not to: Drie valkuilen van een IT implementatieproject

Door middel van onze blogs, webinars, video’s en andere content willen wij u als ontvanger relevante informatie delen. Bijvoorbeeld hoe u een G-rekening kunt instellen in onze software. Of waarom Cycle Counting het overwegen waard is. Ook leggen we soms een logistiek begrip uit, zoals de KPI bezettingsgraad. Maar we hebben nog nooit gezegd wat u niet moet doen. Enerzijds logisch, want als we voor elk punt zouden aangeven wat u niet moet doen zijn we lang bezig. Anderzijds minder logisch, want het behoeden voor gevaren begint met “niet doen”. “Ga niet zomaar de straat op zonder eerst links en rechts te kijken.” “Kom niet aan de koektrommel, anders zwaait er wat.” Om nog maar te zwijgen over het strafwetboek. Dus daarom presenteer ik u de eerste Boltrics ‘how not to”. In deze editie neem ik de valkuilen van een implementatie project onder de loep.

Het gevaar van een ondoordacht implementatieproject

U kent ongetwijfeld wel een verhaal over een bedrijf waar het na de zoveelste “sprint” is misgegaan met een implementatietraject. Gevolgd door het verlies incasseren en afscheid nemen van de op papier veelbelovende software van de behulpzame automatiseerder. Dit soort berichten doen soms pijn om te lezen en we hebben dan ook te doen met alle betrokkenen. Zo heeft vorig jaar nog een Duitse supermarktketen een verlies genomen van 500 miljoen euro. Een som van een half miljard zal niemand “Lidl” noemen, zelfs de rijksten der Aarde niet. De reden? Een projectaanpak die niet aansloot bij de doelstellingen.

De meest voorkomende valkuilen van een onsuccesvol IT traject

Hoe komt het toch zover in zulke gevallen? Dat een klant en leverancier tot een impasse komen en elkaar de rug toekeren? Met als resultaat zulke astronomische verliezen simpelweg maar te nemen? Ik ben erover na gaan denken en noem u daarom drie van de meest voorkomende valkuilen van een onsuccesvol IT traject.

Te weinig tijd en onjuiste tijdsbesteding

Volgens ERP vakbladen kost het implementeren van een nieuw ERP systeem enorm veel tijd. En deze tijd wordt vaak onjuist besteed. Zo wordt er bijvoorbeeld te weinig aandacht gegeven aan key-users en opleiding van de eindgebruikers. Als bij de klant niet alles op orde is, kan er niet succesvol naar een livegang toegewerkt worden. Het systeem mag dan wel afgestemd zijn op de initiële aanvraag. Als degene die ermee moeten werken niet snappen hoe het werkt of als er niet eerst goed gekeken is naar de huidige processen, heeft het opleveren van een oplossing weinig zin. Want het lost niets op.

Te uitgebreide scope

Een traject wordt gekenmerkt door een begin- en eindpunt. Of het nou een IT traject is of het traject van Rotterdam naar Eindhoven. Er is een begin en een eind. Over het beginpunt is vaak weinig twijfel bij een IT traject. Het eindpunt wordt helaas nog te vaak niet duidelijk gedefinieerd. Automatiseerders schieten op deze manier op een bewegend doel. Halverwege de opdracht komt er nog iets bij of moet er iets getweakt worden. Zo verandert de scope continu. Alsof men ter hoogte van Breda krijgt te horen dat Eindhoven naar Noord-Duitsland is verplaatst. Dit gaat natuurlijk niet werken. Pas wanneer de scope helder is voor alle betrokken partijen en er een duidelijke fasering is uitgewerkt, kan er serieus aan een project met een kop en een staart worden gewerkt.

Geen optimalisatie of onderhoud na livegang

Een IT traject is in veel gevallen hard werken. Veel overleg, veel resources die beschikbaar moeten zijn en veel denkwerk. Hierdoor komt het vaak voor dat bedrijven en de medewerkers na de zware inspanningen van de implementatie geen puf meer overhebben. Of ze moeten door met een volgend intern project, waardoor ze geen tijd meer hebben voor bijvoorbeeld optimalisaties en onderhoud. En juist hier zit vaak het verschil tussen wel of geen succes. Eerder noemde Remco testen het geheim tot succes. Sindsdien is dat geen geheim meer, maar het is er niet minder waar door geworden. Testen, optimaliseren, testen, onderhouden. Zo komt u niet voor onverwachte problemen te staan en kunt u met gerust hart aan het werk na de livegang.

Check, shake and sign

Bij Boltrics zijn we ons maar al te bewust van de bovenstaande valkuilen. Toch garanderen wij onze klanten dat zij in 90 dagen live zijn met de primaire processen. Dit is mogelijk omdat we de scope glashelder stellen en dit leggen we vast in onze overeenkomst. Wanneer het implementatietraject is volbracht en de klant een maand live is, gaan we over tot oplevering. Daarbij controleren we of de gestelde doelen zijn behaald. Is dit het geval? Dan schudden we elkaar de hand en ondertekenen we gezamenlijk voor de oplevering. Vaak nog met een stuk taart erbij. Dit noemen wij de check, shake and sign methodiek.

Nazorg na implementatie

Na de oplevering van uw implementatie is het nog niet gedaan. U krijgt allereerst een Customer Success Consultant toegewezen, welke u helpt bij het realiseren van uw optimalisaties en meedenkt waar mogelijk. Ook is onze software altijd up-to-date, waardoor nieuwe ontwikkelingen na de periodieke functionele updates altijd tot uw beschikking zijn. Waarom dit relevant is in de context van dit verhaal? Omdat er door deze werkwijze geen reden is voor paniek, sprinten of afraffelwerk. Uw werkomgeving verandert door, uw werkzaamheden veranderen door, uw bedrijf verandert mee en hetzelfde geldt voor onze software.

De bewezen aanpak van Boltrics

De aanpak die wij door ervaring bij Boltrics hebben ontwikkeld heeft aangetoond te werken voor zowel kleine, als middelgrote en zelfs grote organisaties. Hoe we dit doen, leest u in deze blog van Patrick. Hoe we dit voor u kunnen doen? Daar komt u maar op één manier achter.