Draai de factuurrun terwijl u slaapt

Read our Blog | Boltrics

Draai de factuurrun terwijl u slaapt

Slapend rijk worden, wie wil dat nou niet? Veel mensen dromen ervan. Geld verdienen waar u niets voor hoeft te doen. Nou durf ik niet te beweren dat ik u van de ene op de andere nacht miljonair kan maken. Maar ik heb wel een stappenplan waardoor u Microsoft Dynamics ’s nachts aan het werk zet terwijl u heerlijk ligt te slapen. Een beetje slapend rijk worden dus.

Houd tijd over en zet Microsoft Dynamics aan het werk

Afhankelijk van de hoeveelheid bewaarloonposten, aantal klanten, partijen en locaties kan dit proces enige tijd in beslag nemen. Uw Dynamics sessie is dan geblokkeerd en u heeft dan even tijd om koffie te halen voor uw collega’s. Maar wat als deze net al koffie gehad hebben van een andere collega? Dan kunt u beter dit proces plannen en daarmee meteen verder met uw werkzaamheden.

En dat wordt wel erg gemakkelijk met de standaard functie in Microsoft Dynamics waarmee u flink wat handmatige acties én tijd kunt besparen. In deze blog leg ik u stap voor stap uit hoe u zelf deze functie kunt instellen.

Hét stappenplan

Werkt u met de windows client? Volg dan dit stappenplan >>

Stap 1: Zoek via de zoekbalk naar “Facturen aanmaken” en selecteer de functie “Facturen aanmaken…”

Draai de factuurrun terwijl u slaapt

Stap 2: Er opent een pop-up window ‘Verkoopfactuur maken’. Voer hier de gewenste periode, en indien gewenst de klant, waarvoor u een verkoopfactuur wilt aanmaken. Heeft u alle benodigde gegevens ingevoerd? Dan is het tijd voor de volgende stap.

Draai de factuurrun terwijl u slaapt

Stap 3: Onderin vindt u de knop ‘Verzenden naar…’

Draai de factuurrun terwijl u slaapt

Hier heeft u de keuze uit verschillende opties, waaronder de optie ‘Plannen…’.
Let op: Voordat u op deze knop drukt, is het van belang dat in dit scherm de juiste waarden zijn ingevuld. Denk aan ‘Factureer t/m datum’, ‘Boekingsdatum, klantnummers, etc.

Draai de factuurrun terwijl u slaapt

Stap 4: Vervolgens komt u in het ‘planscherm’. Hier kunt u aangeven wanneer deze facturen aangemaakt moeten worden. Belangrijk hierbij is dat de ‘vroegste begindatum/-tijd’ gevuld is. De ‘Verloopdatum/-tijd’ mag leeg blijven.

Draai de factuurrun terwijl u slaapt

Stap 5: Klik vervolgens op ‘OK’. Dynamics geeft dan onderstaande melding en vanaf dat moment is er een taakwachtrijpost aangemaakt.

Draai de factuurrun terwijl u slaapt

Optioneel: Navigeer via de zoekbalk naar “Rapportinbox” en zie een overzicht van de taakwachtrijposten.

 

Hét stappenplan voor gebruikers van de windows client

Stap 1: Navigeer naar uw factuuroverzicht.
Stap 2: Klik op de knop ‘Facturen aanmaken’.

Draai de factuurrun terwijl u slaapt

Stap 3: Er opent een pop-up window ‘Verkoopfactuur maken’. Voer hier de gewenste periode, en indien gewenst de klant, waarvoor u een verkoopfactuur wilt aanmaken. Heeft u alle benodigde gegevens ingevoerd? Dan is het tijd voor de volgende stap.
Stap 4: Onderin vindt u de knop ‘Afdrukken…’ – hier heeft u ook de optie ‘Plannen…’.
Let op: Voordat u op deze knop drukt, is het van belang dat in dit scherm de juiste waarden zijn ingevuld. Denk aan ‘Factureer t/m datum’, ‘Boekingsdatum, klantnummers, etc.
Draai de factuurrun terwijl u slaapt

Stap 5: Vervolgens komt u in het ‘planscherm’. Hier kunt u aangeven wanneer deze facturen aangemaakt moeten worden. Belangrijk hierbij is dat de ‘vroegste begindatum/-tijd’ gevuld is. De ‘Verloopdatum/-tijd’ mag leeg blijven.
Draai de factuurrun terwijl u slaapt

Stap 6: Klik vervolgens op ‘OK’. Vanaf dat moment is er een taakwachtrijpost aangemaakt.
Bij ‘Vroegste begindatum/-tijd’ ziet u wanneer de verkoopfacturen aangemaakt zullen worden.
Draai de factuurrun terwijl u slaapt

Tip: Een jaar lang geen omkijken naar uw factuurrun?

Wilt u de factuurrun elke maand automatisch laten uitvoeren? Reserveer dan één keer per jaar 30 minuten om deze actie voor elke maand klaar te plannen.

Bas van de Wijngaard
Geplaatst door:
Bas van de Wijngaard