Voorkom vage kennissen en realiseer kennisbehoud

Zoals bij veel organisaties zijn uw verrichtingen voor een belangrijk deel afhankelijk van kennis. Daarom is het noodzakelijk om deze knowhow binnen uw deuren te houden, oftewel kennisbehoud te realiseren. Vaardige talenten die een overstap maken naar een grote partij, ervaren medewerkers die met pensioen gaan; voordat u het weet wandelt de kennis die u in huis dacht te hebben uw organisatie uit. Daarnaast is het trainings- en opleidingsbeleid bij veel organisaties enigszins ongestructureerd en ad hoc opgesteld. Zo zijn veel trainingen bijvoorbeeld niet afdeling overschrijdend en beperkt tot het strikt noodzakelijke. Vervolgens worden ze niet of nauwelijks geëvalueerd en de invloed is derhalve direct merkbaar op meerdere facetten van de organisatie. Kortom: kennis is lastig over te brengen en te behouden.

Vier factoren voor kennisbehoud in uw organisatie

Dus is het belangrijk om personeel dat een directe bijdrage levert aan de productkwaliteit (of kwaliteit van de dienst in uw geval) goed te trainen. Zodat deze een optimale bijdrage kan leveren aan de performance van uw diensten. Hierbij komen vier stappen naar voren die hierbij houvast bieden. Ik neem ze graag met u door.

1. Trainingsbehoefte bepalen;
2. Invulling geven;
3. Frequentie vaststellen;
4. Kennisborging realiseren.

1. Trainingsbehoefte bepalen

De eerste stap betreft het bepalen van de trainingsbehoefte in uw organisatie. Stel allereerst vast welke doelgroepen er bestaan binnen uw organisatie; van strategisch tot operationeel niveau. Bepaal vervolgens de trainingsbehoeften van uw organisatie. Wanneer u de trainingsbehoefte tegen de gedefinieerde doelgroepen afzet, resulteert dit in een trainingsbehoefte matrix. Deze ziet u hieronder. Naar aanleiding van deze matrix kunt u de training(en) inhoud geven, zodat u kunt bepalen in welke vorm ze gegeven kunnen worden.

2. Invulling geven

Nadat u de trainingsbehoefte heeft bepaald, kunt u invulling geven aan één of meerdere trainingen. In een warehouse omgeving zou dit kunnen resulteren in een volgende invulling. Zo ziet u dat niet elke medewerker in uw organisatie dezelfde training hoeft te volgen, maar tegelijkertijd veel functies overlap aantonen.

Afhankelijk van de bepaalde trainingsbehoefte kunt u bepalen in hoeverre een interne training voldoet (bijv. bij introductie- en procestraining) of een externe invulling noodzakelijk is, zoals bijvoorbeeld bij HACCP en ADR.

3. Frequentie vaststellen

Vervolgens bekijkt u elke training afzonderlijk. Welke training moeten collega’s periodiek volgen? Is kennisverversing nodig? Of voldoet een enkele keer? Als u de hiervoor genoemde trainingen bekijkt, kunt u concluderen dat een collega sommige trainingen niet voor de tweede keer hoeft te volgen. Simpelweg omdat diegene al dagelijks met de materie werkt. Dit betreft in dit geval de introductietraining en de procestraining. Echter, voor de overige trainingen geldt dat herhalings-, opfrissings-, of ‘what’s new’-trainingen wel van toepassing zijn. Met een zogenoemde quickscan kunt u het kennisniveau relatief snel vaststellen. Want afwezige kennis is één ding, gedateerde of verloren kennis kan grotere problemen creëren. Om deze reden biedt Boltrics tweemaal per jaar trainingen aan om onze nieuwe én bestaande klanten bij te houden omtrent kennis van Microsoft Dyanmics.

4. Kennisborging realiseren

Tenslotte het laatste punt uit deze blog: het borgen van de aanwezige kennis. Want zoals aangegeven is kennis enorm belangrijk in uw organisatie. Dit beslaat zowel de opleiding van nieuwe werknemers, als het up-to-date houden van de knowhow van uw huidige personeel. Maar we blijven allemaal mensen en helaas beschikken we niet allemaal over een fotografisch geheugen. Het opslaan van de kennis, zodat collega’s deze altijd kunnen raadplegen, is hierom van cruciaal belang om de kennisborging te realiseren. Bij veel organisaties is kennisborging een uitdaging en vele knappe koppen hebben hierover tal van kennismanagementmethodieken uitgewerkt. Gelukkig kan Microsoft Dynamics Business Central ondersteuning bieden. Namelijk door procedures en instructies vast te leggen in uw WMS, TMS of Forwarding systeem.

Leg procedures en instructies vast in Microsoft Dynamics Business Central

Ga hiervoor naar ‘werkinstructies’ (1) en kies middels ‘importeren’ (2) het Word/PDF-document waarin u de gewenste procedure/instructie heeft vastgelegd. Het document zal in Business Central geladen worden. Vervolgens kunt u het rechtstreeks openen vanuit uw oplossing (3).

Maak kennis, lokaliseer kennis en bezoek kennis regelmatig

In het begin noemde ik het al. Vaardige talenten of ervaren werknemers zijn sneller de deur uit dan u doorheeft. Zij beschikken over veel kennis, maar deze zit wel in hun hoofden. Beperk het risico op kennisuitloop en zorg ervoor dat u noodzakelijke kennis vastlegt en waarborg het intellect binnen uw organisatie. Want net als in uw persoonlijke kringen is regelmatig contact met kennis de succesfactor voor goed functioneren. Meld u daarom nu nog aan voor onze Microsoft Dynamics trainingen in mei!