Hoe regelt u als logistiek dienstverlener de zomer overdracht?

De zomer is voor velen het favoriete seizoen. Het is dan doorgaans lekker weer, de mensen zijn vrolijk en kinderen hebben vakantie. En als kinderen vakantie hebben, dan nemen hun ouders ook vrij. Dit is gelijk de reden waarom het voor bedrijven vaak níet het favoriete seizoen is. Veel medewerkers zijn op vakantie en hetzelfde geldt voor klanten. Kortom: het voelt af en toe alsof alles even stil staat. Maar voor u als logistiek dienstverlener bestaat stilstand vrijwel niet. Toch gaan veel collega’s op vakantie. Misschien uzelf ook wel. Hoe houdt u de boel draaiende als u er een paar weken niet bent? Weten de overblijvers precies wat ze moeten doen? In deze blog vindt u wat tips voor de zomer overdracht.

Neem uw tijd voor de zomer overdracht en leid collega’s op

Een goed begin is het halve werk. Neem daarom goed de tijd om de achterblijvende collega’s te trainen als u uw taken overdraagt. Hiermee beperkt u problemen tijdens uw afwezigheid én realiseert u kennisbehoud in de organisatie. Dus ook voor de lange termijn helpt u uw collega en dus uw bedrijf. En niet onbelangrijk: uw telefoon blijft stil terwijl u op het strand ligt. Als u uw collega nog wat handigheidjes zoals keyboard shortcuts aanleert, biedt u misschien zelfs de mogelijkheid dat ook hij wat eerder van de zon kan genieten. Of wilt u de kans op vragen tijdens uw vakantie helemaal beperken? Documenteer dan uw processen via de Step recorder. Dan kunnen uw collega’s dit te allen tijde raadplegen.

Voorkom het risico op ongelukken tijdens uw afwezigheid

Zeker in de zomer bestaat de kans op ongelukken in een magazijn. Door de hitte kunnen warehousemedewerkers hun concentratie verliezen en met hun gedachten afdwalen. Hierdoor is een stelling of heftruck zo over het hoofd gezien. Daarom is een veilig magazijn cruciaal. Niet alleen in de zomer, maar ook daarbuiten. Een ander praktisch aandachtspunt is de BHV’er binnen uw bedrijf. Op 50 werknemers moet tenminste één BHV’er aanwezig zijn. Maar wat als die op vakantie is? Zorg dan op tijd voor een goed opgeleide back-up en realiseer een veilige werkomgeving voor de niet-vakantiegangers.

Automatiseer processen voor óf tijdens de zomer overdracht

Nog steeds valt het grootste gewin voor logistiek dienstverleners te behalen bij het digitaliseren en automatiseren van hun processen. Vooral binnen wegtransport is dit het geval. Als toch blijkt dat u in de zomer wat meer ademsruimte heeft, kunt u overwegen herhaaldelijke processen te automatiseren. Bijvoorbeeld de factuurrun ’s nachts laten draaien, zodat deze aan het begin van de volgende werkdag klaar is. Of misschien kunt u samen met uw collega uw facturen personaliseren, om ze vervolgens automatisch te verzenden naar de klanten. Bent u bang dat uw collega mogelijk wat taken vergeet? Met behulp van gebruikerstaken herinnert het systeem hem aan zijn to-do’s. Wel zo prettig als u dit zelf niet kunt doen.

Anticipeer en ontwikkel het probleemoplossend vermogen

Helaas, er doet zich toch een probleem voor. Uw systeem komt met een foutmelding of iets lijkt defect in de oplossing. Hoe kunt u uw collega hierop voorbereiden? Gelukkig heeft uw collega bij foutmeldingen aan dit stappenplan een goede houvast. Geen reden voor paniek in ieder geval. En komt hij er niet uit? Onze collega’s van support zitten ook in de zomer gewoon klaar om hem verder op weg te helpen.

De zomer van Boltrics

Zoals gezegd blijft support gedurende de zomer aanwezig om u te helpen met wat gister nog werkte, maar vandaag niet meer. Ook de updates naar Dynamics 365 Business Central gaan vanzelfsprekend door. Heeft u deze nog niet ingepland en verwacht u een rustige zomer? Dan is het aan te raden deze twee aspecten te combineren en uw updatemoment in te plannen. Dan kunt u na de zomer met een optimale softwaretool de drukkere periode tegemoet.