Het licentiemodel van 365 Business Central uitgelegd

Licentiemodel | Boltrics

Het licentiemodel van 365 Business Central uitgelegd

Zoals u weet is 365 Business Central de nieuwste Dynamics variant van Microsoft. Wij baseren onze oplossingen voor logistiek dienstverleners op dit ERP systeem en sinds de upgrade naar Business Central zijn er wat zaken veranderd. Zo ook het licentiemodel. Hoe werkt dit nu precies en welke stappen zijn er nodig om goed van start te kunnen gaan? Wie hebben toegang tot de oplossing en in welke mate? Waar moet u op letten met dit nieuwe licentiemodel? Deze en andere vragen beantwoord ik voor u in deze blog.

Gebruikers toevoegen in Dynamics 365 Business Central

Het mooie aan werken met één van onze producten, is dat meerdere collega’s tegelijkertijd in dezelfde omgeving kunnen werken. Dit scheelt dubbele werkzaamheden en vergroot de inzichten in alle activiteiten. Maar voordat iemand toegang heeft tot het Warehouse, Transport, of Forwarding Management Systeem, moet diegene eerst toegevoegd worden aan de gebruikerslijst. Gelukkig kunt u dit helemaal zelf doen. Lees hieronder hoe dit in zijn werk gaat.

Hoe maak ik een nieuwe gebruiker aan in Dynamics 365 Business Central?

Wanneer u een nieuwe collega aanmeldt in Business Central krijgt u enkele keuzemogelijkheden voorgeschoteld. Het proces spreekt redelijk voor zich, toch noem ik enkele variabelen die van toepassing zijn op deze situatie en die wellicht daarom wat toelichting kunnen gebruiken.

1. Status ingeschakeld of uitgeschakeld

Deze eerste variabele laat weinig tot de verbeelding over, maar is toch belangrijk in de context van deze blog. Als u een collega aanmeldt als nieuwe gebruiker in het systeem, zet u deze uiteraard op “ingeschakeld”. Verlaat iemand uw bedrijf of gaat deze een andere rol vervullen, waarbij toegang niet meer nodig is? Dan kunt u de status omzetten naar “uitgeschakeld”.

2. Drie soorten licentietypes in het licentiemodel

De tweede optielijst roept mogelijk meer vraagtekens op. Hier krijgt u namelijk drie licentietypes te zien, namelijk de Full, Limited en External User. Hieronder leg ik uit wat het verschil is tussen deze drie types.

Full User

Ten eerste leggen we de Full User onder de loep. Dit licentietype heeft toegang tot zowel de logistieke als de financiële processen binnen uw organisatie, en heeft bevoegdheid deze te wijzigen. Denk bijvoorbeeld aan iemand op het kantoor of een magazijnmanager.

Limited User

Vervolgens de Limited User: deze licentie verleent enkel wijzigingsrechten binnen logistieke modules. Dat gezegd hebbende, voor financiële transacties heeft de Limited User wél leesrechten. Iemand met deze bevoegdheid hoeft dus niet de financiën aan te passen of facturen op te stellen voor zijn of haar functie in het bedrijf. Maar deze medewerker moet wel in het systeem kunnen om relevante informatie in te zien of om activiteiten te registreren, zoals bijvoorbeeld een rittenplanner.

External User

Tenslotte de External User. Een goed voorbeeld hiervan is een magazijnmedewerker die enkel invloed heeft op Dynamics d.m.v. scanacties. Deze medewerker heeft verder geen toegang tot de grafische interface (nodig) en heeft dus zeer beperkt toegang, enkel via interfaces met andere systemen.

Wat betekenen de Named Users in het licentiemodel?

We gaan door naar het tweede onderwerp in deze blog, namelijk de Named Users. Deze usersoort bestaat zowel in de OnPremise als in de Cloud versie van Business Central. En we spreken hier niet over een vierde licentietype in de gebruikerslijst, maar over het aantal gebruikers dat toegang heeft tot de oplossing op basis van uw afgenomen licenties. Oftewel, de gebruikerslijst bevat maximaal evenveel “ingeschakelde” gebruikers als het aantal Named Users in de licentie. Deze Named Users koopt u in bij ons, wij kopen ze vervolgens in bij Microsoft. Zo weet u dat u voor al uw 3PL Dynamics zaken bij ons terecht kunt.

Kunt u alle Full User profielen intern gebruiken?

Dit is een belangrijke wijziging. In de nieuwe situatie heeft Microsoft standaard twee Full Users nodig, namelijk voor een External Accountant en voor de Microsoft Partner. Dat zijn wij in dit geval. Deze Full Users zijn noodzakelijk om deze partijen hun werk te laten doen. Uw accountant moet toegang krijgen tot uw financiën en wij hebben toegang nodig om u te ondersteunen met Dynamics. Gelukkig neemt Microsoft deze Full Users voor haar rekening. Om die reden kunt u dus die twee Full User profielen niet voor uw personeel gebruiken.

Licentiemodel | Boltrics

Hoe kunt u het licentiemodel juist toepassen?

In een nieuwe situatie als deze is het altijd even wennen. Daarom is het zoals in zoveel situaties verstandig om geregeld even stil te staan en te controleren of alles klopt. Bij onjuist gebruik loopt u het risico dat onderhoud en support op de software komen te vervallen. Pas daarom de volgende tips regelmatig toe.

Controleer uw gebruikerslijst

Ten eerste, bekijk uw gebruikerslijst. Komt het aantal “ingeschakelde” gebruikers overeen met het aantal gebruikers dat u heeft besteld? Top, niets meer aan doen. Zit er een verschil tussen? Bepaal dan of alle gebruikers wel op “ingeschakeld” moeten staan. Mogelijk heeft u het profiel van een vertrokken collega nog niet gedeactiveerd.

Kijk op de licentietypes kloppen

Kijk vervolgens hoe dit aantal overeenkomt met het aantal Full en/of Limited Users. Houd hier rekening met de twee Full Users die voor Boltrics en de Accountant bestemd zijn (ook als u die niet heeft). Heeft u drie medewerkers in dienst die een Full User profiel behoeven? Dan zijn er vijf Full User profielen voor uw bedrijf gereserveerd, waarvan Microsoft er twee betaalt. Als dit ook klopt, bent u heel goed op weg. Merkt u bijvoorbeeld dat het External Accountant profiel intern gebruikt wordt? Dan kunt u via finance@boltrics.nl een extra user aanvragen.

Sluit alles aan op uw wensen?

Tenslotte, werkt u met de cloud-omgeving en denkt u na het lezen van deze uitleg dat een Limited User beter past bij een gebruiker dan een Full User? Of moet een collega de financiën kunnen aanpassen en wordt dat profiel dus een Full User? Ook dan kunt u de licentiewijziging via finance@boltrics.nl regelen.

Andries Stolk
Geplaatst door:
Andries Stolk