De juiste douane software selecteren, waar let u op?

Met de toenemende goederenstromen vanuit China en de online globalisering in het algemeen, neemt de nood om een juiste afstemming met de douane enorm toe. U wilt zo snel mogelijk door uw processen heen, maar dit mag niet ten koste gaan van uw relatie met de douane. Bovendien moet u voldoen aan de Nederlandse regelgeving. De juiste douane software helpt u hierbij: een goed systeem versnelt uw processen, terwijl het rekening houdt met die van de douane. Als u eenmaal besluit uw douaneprocessen in software te gieten, waar moet u dan op letten bij het selectieproces?

5 aandachtspunten bij het selecteren van de juiste douane software

Bij het selecteren van de juiste douane software zijn vijf aandachtspunten van belang. Namelijk compliance, functionaliteit, automatiseringsmogelijkheden, integratie en het dashboard. Ik licht ze hieronder graag voor u toe.

Compliance: voldoe aan de laatste requirements

Vanzelfsprekend is het fijn om te werken op uw manier. Maar wanneer het gaat om de informatie-uitwisseling met de douane, dan wilt u eventuele persoonlijke voorkeuren zoveel mogelijk beperken. De douane stelt immers strikte eisen aan hoe, wanneer en welke informatie zij ontvangen. Bespaar uzelf een hoofdpijndossier en zorg dat uw software voldoet aan de administratieve vereisten. Onderzoek op voorhand wat de laatste requirements zijn en toets deze bij de softwareleverancier(s).

Functionaliteit: ondersteunt de oplossing alle benodigde douanestromen?

De ene douanestroom is de andere niet.Verzorgt u de administratieve afhandeling van accijnsgoederen? Dan vergt de douane een compleet andere douaneaangifte dan wanneer u producten van dierlijke oorsprong of levende dieren die de EU binnenbrengt. Maak vooraf een checklist welke douanestromen ondersteund moeten worden.

Handmatig of automatiseren: wat past bij uw organisatie

Wilt u handmatig data invoeren? Of digitaliseert u het proces liever van begin tot eind? Beide opties zijn mogelijk. Is het aantal aangiften te overzien? Dan is een compleet gedigitaliseerd proces vaak onnodig kostbaar. Verstuurt u wekelijks tientallen – misschien wel honderden – aangiftes? Dan wordt handmatige invoer een tijdrovende klus waarvoor u de resources niet beschikbaar heeft en de kans op foutieve invoer aanzienlijk is. Dan verdient een geautomatiseerde oplossing zich al snel terug.

Tip: Informeer altijd of handmatige interventie mogelijk is. Want de kans is groot dat u op strategische punten douane technische controles wilt inbouwen.

Integratie: wissel moeiteloos informatie uit met de douane

In Nederland verloopt het aangifteproces met de douane volledig geautomatiseerd. Dan komt u niet weg met een CSV-bestand wat de douane zelf moet uploaden. De meeste douanesoftwarepakketten bieden daarom de mogelijkheid om een integratie met de douane te realiseren. Inventariseer welke koppelingen gewenst zijn en of de software deze bevat. Moeten er bijvoorbeeld specifieke koppelingen ontwikkeld worden voor u óf zijn deze out-of-the-box aanwezig?

Tip: Vaak heeft u – naast de douane – ook te maken met het systeem van uw klanten. En wellicht maakt uw organisatie gebruik van een aparte softwareoplossing voor WMS, TMS of freight forwarding. Check daarom altijd of uw douanesoftware moeiteloos kan integreren met deze systemen. Met interfaces kunt u eenvoudig het aantal administratieve handelingen verminderen, fouten voorkomen en kosten reduceren. Win-win.

Dashboard: voorkom problemen met realtime monitoring

Dagelijks stuurt u een flinke dosis berichten over en weer. Dan kan het voorkomen dat er een bericht blijft steken. Bijvoorbeeld doordat data ontbreekt of specifieke terugkoppeling vanuit de douane over het hoofd wordt gezien. Een dashboards biedt dan uitkomst om in één oogopslag de berichten in kaart te brengen die extra aandacht nodig hebben. Zo is de status van uw zendingen direct inzichtelijk en kunt u uw aandacht verdelen over de uitzonderingen.

Selecteer de juiste douane software aan de hand van uw eigen voorkeuren

Zoals in veel gevallen bestaat bij douane software “de beste oplossing” niet. Het is afhankelijk van meerdere factoren, waaronder uw eigen processen en voorkeuren. Ondersteunt de software uw processen? Sluit het gemakkelijk aan op de systemen van uw klanten en partners? Enkele vragen die u uzelf moet stellen als u het selectieproces ingaat. En enkele vragen die wij u zullen stellen als u bij ons aanklopt. Want het allerbelangrijkst is dat de software uw organisatie verder helpt.