How to: de juiste documenten koppelen bij een verkoopfactuur

Het versturen van een juiste factuur is noodzakelijk om meerdere redenen. Ten eerste ziet het er natuurlijk onprofessioneel uit als u dit niet doet. Daarnaast roept dit onnodige vragen op bij uw klant. Deze vragen moet u beantwoorden en uiteindelijk duurt het een stuk langer voordat u uw inkomsten ontvangt. En tenslotte gaan hiermee de kostbare manuren van uw personeel verloren. Kortom: uw facturen moeten foutloos zijn. U wilt dus niet dat de verkeerde documenten aan elkaar gekoppeld worden. Toch gebeurt dit soms wel. Hoe zorgt u ervoor dat dit niet meer het geval is?

Het aanmaken van een verkoopfactuur

U maakt geregeld een verkoopfactuur aan. Doet u dit niet? Dan raad ik aan dit verhaal met uw collega die dit wel doet te delen. Dit proces verdelen we hieronder in drie verschillende fases: aanmaken, boeken en samenvoegen.

Aanmaken verkoopfactuur

Als u een verkoopfactuur aanmaakt, worden alle bijlagen van alle “te factureren documenten” in bakje 30 overgenomen als bijlage op de verkoopfactuur. Bij te factureren documenten kunt u denken aan Inslag, Uitslag, Zending en ga zo maar door. Eigenlijk uw diensten dus. Deze koppelingen naar POD’s worden standaard meegenomen. Dit is in veel versies niet in instelbaar, maar gebeurt altijd automatisch. Echter, vanaf de laatste versie kunt u dit gemakkelijk aan- of uitzetten via Documentopslaginstellingen zoals hieronder.

Boeken verkoopfactuur

Vervolgens worden deze koppelingen bij het boeken van een verkoopfactuur ook meegenomen. De bijlagen die aan de ongeboekte verkoopfactuur hangen worden dus overgenomen naar de geboekte verkoopfactuur. Tot zover is dit logisch. Uiteindelijk moet de ongeboekte verkoopfactuur geboekt worden.

Samenvoegen verkoopfactuur

Tenslotte, als de verkoopfactuur daadwerkelijk aangemaakt wordt, worden de nieuwe documenten indien mogelijk samengevoegd met bestaande documenten. In dit voorbeeld is er al een Proof of Delivery en worden deze twee rapporten samengevoegd met de eerstvolgende koppeling op de geboekte verkoopfactuur. U kunt zelf middels documentafhandelingsinstellingen ervoor zorgen dat bij het boeken een verkoopfactuur met bijlagen wordt opgesteld. Op de klantregel kunt u met de instelling “PDF’s combineren” de bijlagen tot één document samenvoegen.

Wat nu als u de verkeerde documenten koppelt?

Zoals gezegd is alles tot nu toe logisch. De oplossing doet wat u ervan vraagt. Echter, soms doet het iets meer dan dat. Wat nu als u de verkeerde documenten toevoegt aan de factuurbijlagen? Denk bijvoorbeeld aan uw contractvoorwaarden, een CMR of gevaar etiketten voor ADR goederen. Dit zijn documenten die u mee wilt sturen, maar niet als prijstoelichting op de factuur. Hoe dit kan, leg ik u hieronder uit.

Stel een Combinatie-ID in op de documentafhandelingsinstelling

U lost dit simpelweg op door een Combinatie-ID in te stellen op de Documentafhandelingsinstelling. Dit Combinatie-ID wordt meegenomen op Documentafhandelingsposten van dit type. Alleen rapporten uit Documentafhandelingsposten met hetzelfde Combinatie-ID kunnen worden samengevoegd. Als u deze instelling toepast, zorgt het systeem er netjes voor dat een nieuwe koppeling (en dus een aparte PDF) worden aangemaakt voor de factuur en bewaarloonspecificatie. POD’s blijven bij de verkoopfactuur als losse PDF’s. Zo bepaalt u zelf wat wel én wat niet gekoppeld wordt.

Scheid uw documenten en houd uw facturen juist

Door de juiste documenten aan elkaar te koppelen en daarmee de andere documenten apart te houden, bewaart u het overzicht voor uzelf en uw klanten. Dit vermindert het aantal vragen dat de factuur oproept, vergroot uw professionaliteit en hierdoor worden uw facturen sneller betaald. Wat wilt u nog meer? Wellicht hulp met het inrichten? Neem in dat geval contact met ons op en we doen het graag.