Diensten uitbesteden en juist factureren aan een derde partij

third party invoicing | Boltrics

Diensten uitbesteden en juist factureren aan een derde partij

Als freight forwarder binnen de zeevracht werkt u vaak samen met diverse partijen aan dezelfde opdracht, om zo samen optimale service te leveren. Afhankelijk van de Incoterms kan dit betekenen dat u een gedeelte van de diensten niet aan uw opdrachtgever (in geval van een importzending vaak de ontvanger van de goederen) belast, maar aan een andere derde partij.

In onderstaand schematisch overzicht is dit wat vereenvoudigd weergegeven. Voor elke specifieke combinatie wilt u de geadresseerde óf een derde partij factureren. Dit kon u voorheen al in ons Forwarding softwaresysteem door per partij een contract vast te leggen. Door middel van Third party mapping hebben we dit proces vereenvoudigd. Hoe dit werkt, leest u in deze blog.

Automatisch factureren aan een derde partij: third party invoicing

Op basis van bovenstaand voorbeeld schema hebben wij onze Contracten module uitgebreid met third party invoicing. Oftewel: vanuit één klantcontract heeft u de mogelijkheid diensten te belasten aan verschillende partners afhankelijk van de incoterm. Op die manier komt de factuur zonder uw interventie automatisch bij de juiste opdrachtgever terecht.

Factureren aan een derde partij via mapping en Document parties

Hoe werkt dit precies? Op de contract detail regel vindt u een nieuw veld, namelijk Third party mapping. In deze mapping tabel kunt u per dienst, movement type en Incoterm de mapping aangeven. Op deze wijze wijst u de dienst  aan een document party toe, zoals een agent, freight forwarder, consignee. Op het moment dat de diensten worden toegevoegd aan de zending zal op elke dienstregel automatisch de juiste Sell-to customer bepaald worden. De eenheids prijs wordt opgehaald uit het betreffende contract, indien er voor de betreffende Third party een specifiek geldig contract is vastgelegd wordt de prijs bepaald op basis van dit contract.

Eenmalig goed invoeren scheelt u herhaaldelijke handelingen

Kenmerkend van Contracten inrichten in uw WMS, TMS of FMS, is dat één keer er goed voor zitten u vervolgens enorm veel tijd bespaart. Dagtaken worden uurtaken. Foutgevoelige handelingen worden foutloos geautomatiseerd. En uitzoekwerk is verleden tijd. Deze toevoeging zorgt er in één keer voor dat voor een opdracht met meerdere facturen, alle facturen bij de juiste partijen belanden. Dit hoeft u niet na elke order uit te zoeken, dit heeft u bij voorbaat al ingericht.

Afstemming tussen een algemeen en specifiek klantcontract

Zoals eerder aangegeven kon u voorheen al specifieke contracten opstellen voor de voorbeelden in deze blog. Het grootste verschil dat third party mapping creëert, is dat u nu niet meer tien verschillende contracten hoeft op te stellen voor tien combinaties. Dit richt u vanaf nu gewoon in één algemeen contract in en de rest gaat vanzelf. Als voor de betreffende klant een geldig tarief is gevonden in een specifiek (klanten)contract, dan zal dit tarief worden toegepast in plaats van het tarief uit het algemene contract. Datgene wat u met uw klant heeft afgesproken krijgt dus altijd voorrang.

Contracten module?
Deze functionaliteit is een aanvulling op de bestaande (WMS-)Contracten module. Een oplossing waarmee op basis van vooraf ingerichte contracten, de juiste tarieven worden doorberekend per opdracht. Naast de tijd die u hierdoor bespaart en dus overhoudt, kent deze module nog meer voordelen.

Diensten uitbesteden en correct factureren aan een derde partij

Herkent u zichzelf in deze situatie? Bent u veel tijd kwijt aan het uitzoeken wie welke factuur moet ontvangen of heeft u voor elke dienstencombinatie een apart contract op moeten stellen? Boek dan de efficiëntieslag met third party invoicing. De afstemming tussen het algemene contracten en uw specifieke klantcontracten zorgen ervoor dat na elke opdracht de juiste partij juist gefactureerd wordt. Meer weten? Neem contact met ons op en vraag naar de mogelijkheden.

Matthijs Smittenaar
Geplaatst door:
Matthijs Smittenaar