3 tips om uw orders in recordtempo in te voeren

Software bijhouden | Boltrics

3 tips om uw orders in recordtempo in te voeren

Tijd besparen willen we allemaal. Geef Google voor de grap de zoekopdracht “tijd besparen” en u krijgt ongeveer 25.100.000 resultaten. Tips om ’s ochtends tijd over te houden voor een ontbijtje, de mailbox de baas te blijven en om efficiënter de werkdag door te komen. Gelukkig zit de winst vaak al in kleine acties. Om u hierbij te helpen, geven we u in deze blog een aantal tips om sneller transport (TMS) orders in te voeren met behulp van bestaande functionaliteiten.

Meer doen in minder tijd bereiken we niet per se door hard te werken. Maar vooral door slimmer te werken en taken te automatiseren die elke dag weer terugkomen.

Voor repeterende orders is het mogelijk om bepaalde zaken voor te definiëren om tijd (en fouten) te minimaliseren. In deze blog behandelen wij drie verschillende manieren:

1. Een of meerdere bestaande orders kopiëren
2. Een functieset inrichten op de klantkaart.
3. Aan de slag met sjablonen.

Kopieer één of meerdere orders

Als eerste is er de mogelijkheid om een bestaande order te kopiëren. Zoek het betreffende document op. Ga via vervolgens in het menu via “Acties” naar “Functies” en selecteer “Document kopiëren”.

3 tips om uw orders in recordtempo in te voeren | Boltrics

Kies vervolgens op het onderstaande scherm welke waarden velden u mee wilt nemen naar de nieuwe order en klik op “OK”. De nieuwe order wordt nu aangemaakt.

TIP : U kunt meteen meerdere kopie-orders op opeenvolgende data kopieren, bijvoorbeeld voor orders die dagelijks gereden worden voor dezelfde klant.

3 tips om uw orders in recordtempo in te voeren | Boltrics

Richt een functieset in op de klantkaart

Een andere manier om een order automatisch deels te laten vullen is door middel van een functieset. Dit lijkt op het eerste gezicht misschien lastig, maar wanneer dit eenmaal is ingericht, zal het op termijn veel tijd besparen. In het voorbeeld laten we het ordersoort automatisch vullen met “Groupage”.

Het inrichten van de functieset begint met het opzoeken van de betreffende klantkaart. In ons voorbeeld gaan we het ordersoort voor klant Boltrics Professionals instellen.

Navigeer in het tabblad van Transport naar “Standaardwaarden functieset” zoals hieronder weergegeven.

3 tips om uw orders in recordtempo in te voeren | Boltrics

a. Sla kolom codeunit ID over en vul in een nieuwe regel in kolom “Functiecode” “SET DEFAULT VALUE”  toe. Het codeunit ID wordt automatisch gevuld.
b. Pas tabelnummer aan naar 11172786 = TMS document header.
c. Pas de parameterwaarden aan door hierop te klikken.

3 tips om uw orders in recordtempo in te voeren | Boltrics

Selecteer vervolgens de juiste parameters. Dit doet u door via de puntjes te navigeren naar de juiste waarden of door deze in te typen.

Stel nu het juiste filter samen. In dit voorbeeld gaan we uit van een groupage order:
1. Bij TABLENO selecteert u weer de documentkop.
2. Bij FIELDNO selecteert u het type order (in dit voorbeeld, definiëren we het order type).
3. Bij de VALUE gaan we uit van standaardwaarde GROUPAGE.
4. Bij VALIDATE vult u “true” in om deze waarde daadwerkelijk te valideren in de betreffende tabel.
5. En true/false bij OVERWRITE als een bepaalde defaultwaarde overschreven moet worden.
Let op: zijn er reeds waarden ingevoerd? Dan worden deze overschreven als u kiest voor True. In dit geval betreft het een nieuw document en is dit veld leeg en zal dit verder geen gevolgen hebben.

3 tips om uw orders in recordtempo in te voeren | Boltrics

Klik op sluiten en ga terug naar de klantkaart. Hier zal u zien dat de standaardwaarden functieset gevuld is:

3 tips om uw orders in recordtempo in te voeren | Boltrics

De functieset is nu ook zichtbaar op de klantkaart.

Wanneer nu een nieuwe order wordt aangemaakt voor de betreffende klant, zal automatisch het ordersoort gevuld worden met GROUPAGE:

3 tips om uw orders in recordtempo in te voeren | Boltrics

In dit voorbeeld zijn wij uitgegaan van een ordersoort. Door de functie meerdere keren toe te voegen op een ander veld kunnen ook andere velden vooraf gevuld worden.

LET OP: Deze functionaliteit werkt alleen op de header van het transportdocument. Om ook defaults in de regels in te stellen kunt u beter de kopie functie of de volgende optie gebruiken.

Aan de slag met sjablonen

Als laatste is het mogelijk om gebruik te maken van een sjabloon. Het is mogelijk om deze vanuit een bestaande order op te bouwen. Handig voor als vergelijkbare orders vaker terugkomen.

Kies een bestaande order en ga via “Acties” -> “Functies” naar “Sjabloon aanmaken”.

3 tips om uw orders in recordtempo in te voeren | Boltrics

Geef het nieuwe sjabloon een naam in de kolom van de omschrijving en pas de overige kolommen naar wens aan. U kunt hiermee spelen door bijvoorbeeld alleen een verzend adres of ordersoort in te vullen of leeg te laten.

3 tips om uw orders in recordtempo in te voeren | Boltrics

Via “Details” -> “Veld waarden” is er de mogelijkheid om het sjabloon verder aan te passen. Om te voorkomen dat telkens dezelfde datum terug komt, kunt u hier bijvoorbeeld de datumvelden leegmaken of bepaalde velden een default waarde instellen.

Wanneer u nu een nieuwe order aanmaakt, kan u via “Acties”  -> “Functies” -> “Sjablonen” naar “Sjabloon toepassen” om het zojuist gemaakte sjabloon te gebruiken voor uw nieuwe order.

3 tips om uw orders in recordtempo in te voeren | Boltrics

Heeft u de smaak te pakken? Check dan onze overige how to’s en ga direct aan de slag.

Geplaatst door:
Rik Kruidhof