De anderhalve meter samenleving in uw magazijn, onderweg en op kantoor

Vorige week heeft heel Nederland kennisgemaakt met een nieuw fenomeen: de anderhalve meter samenleving. Na constatering van een voorzichtig positieve trend in de cijfers van het RIVM, waarschuwde premier Rutte in zijn wekelijkse persconferentie dat niet alles zomaar weer terug gaat naar normaal. We moeten namelijk opzoek naar het ‘nieuwe normaal in de anderhalve meter samenleving’. Deze aankondiging vraagt opnieuw om creativiteit, innovatie en ruimdenkendheid van verschillende sectoren, maar brengt ook vragen met zich mee. Zo ook voor de logistieke sector.

Wat betekent dit bijvoorbeeld voor de werknemers in uw warehouse? Welke oplossingen gebruikt u al om te voldoen aan de maatregelen? En hoe zorgt u ervoor dat het transport op gang blijft? Slechts een kleine greep uit de vragen die de anderhalve meter samenleving wellicht oproepen. In deze blog delen we best practices en geven we u handvaten hoe u in de nabije toekomst uw dagelijkse werkzaamheden kunt aanpassen naar het nieuwe normaal.

Creativiteit gevraagd in uw warehouse

In deze anderhalve meter samenleving zal de gebruikelijke bedrijfsvoering in uw warehouse moeten worden omgezet. Naast verschillende mogelijkheden op het gebied van hygiëne en personeel, zal uw organisatie zich moeten inzetten op efficiëntie: met zo min mogelijk mensen bij elkaar zo veel mogelijk resultaat behalen. Uw WMS kan hierbij helpen.

Optimaliseer de bewegingen in uw warehouse
Enerzijds door de prestaties van resources te meten aan de hand van data met bijvoorbeeld Power BI. Daarnaast kunt u met magazijnstrategieën de meest optimale plek bepalen om bepaalde goederen op te slaan. Om de anderhalve meter afstand te bewaren, kunt u uw orderpick proces inrichten per zone. Zo zorgt u ervoor dat orderpickers niet op hetzelfde moment op dezelfde locatie artikelen moeten picken als hun collega’s.

In tijden van 1,5 meter afstand wilt u mogelijk extra kunnen sturen op de hoeveelheid activiteiten in een bepaald gebied in uw warehouse. Met behulp van de module WMS Advanced X/Y coordinates kunt u de route bepalen die uw warehousemedewerkers afleggen om orders te verzamelen. Zo voorkomt u drukte op de vierkante meter.

Voorkom files voor uw docks
Het kan een drukte van jewelste zijn op en rondom uw docks. Voorkom dat uw medewerkers (sporadisch) worden bedolven onder de binnenkomende leveringen en vervoerders in een file voor uw los- en laadplatforms wachten. Haal de druk weg bij uw kantoorpersoneel en geef uw klanten en vervoerders de mogelijkheid zelf een geschikt tijdslot te reserveren afgestemd op de capaciteit van uw warehouse met Boltrics’ Timeslot Management. Een tool waarmee files van wachtende trucks als sneeuw voor de zon verdwijnen en u de favoriet wordt van uw klanten en toeleveranciers.

Automatiseer bepaalde handelingen met workflows
Door processen (nog) meer te automatiseren met workflows kunt u de snelheid van het afhandelingsproces verhogen. Uw warehousemedewerkers hoeven minder handmatige acties uit te voeren en u hoeft niet in te leveren op inkomsten.

Werk op basis van prioriteit
Veel bedrijven verwerken orders al op basis van prioriteit. Maar met de benodigde 1,5 meter afstand loont het om extra goed te kijken naar de volgorde waarin orders worden opgepakt. Zo kunt u voorkomen dat collega’s door de hectiek te dicht naast elkaar werken. En kunt u de werkvoorraad net iets beter verdelen.

Gebruik data en speel in op de verwachte afroep
Benut de data uit uw WMS en maak vooraf een inschatting van de verwachte opdrachten. Zo blijkt het vaak vrij eenvoudig waardevolle inzichten boven tafel te krijgen met behulp van Power BI. Zo weet u exact hoeveel goederen op voorraad staan, wat de gemiddelde doorlooptijd is én wat de trend is qua afroep. Data waarmee u beter uw werkvoorraad kunt verdelen en tegelijkertijd uw klanten kunt informeren.

Anderhalve meter maatregelen in transport

Gedurende de huidige coronacrisis heeft de transportsector het zwaar. Ondanks dat sommige bedrijven juist overuren draaien om de supermarkten, ziekenhuizen en apotheken te bevoorraden, lopen veel bedrijven tegen dezelfde problemen aan: vertraging in internationaal verkeer door de gesloten grenzen, negatieve corona-ervaringen bij chauffeurs en druk op venstertijden in de steden.

Daarnaast zijn er ook veel bedrijven die de werkdruk snel zien dalen. Doordat transport van goederen als cruciaal is aangemerkt, kan het zijn dat uw chauffeurs wel “gewoon” rijden, maar dat een ander deel van uw organisatie een stuk minder werk heeft. Moet u dan stil blijven zitten? Niet als u dat niet wilt. Gebruik bijvoorbeeld de tijd die u nu niet in facturabel werk kunt steken om iets bij te dragen aan de maatschappij. Zo kunt u helpen met het rondbrengen van bloemen naar verschillende zorginstellingen en ouderencentra. Dat blijkt nog best een logistieke puzzel waarin uw kennis van waarde is.

Ondanks alle gevolgen voor de logistieke sector wordt er doelbewust vastgehouden aan de maatregelen als handen wassen en afstand houden. Ook in de nabije toekomst zullen deze maatregelen gehandhaafd moeten worden. Meer en meer bedrijven bedenken inmiddels creatieve oplossingen om bijvoorbeeld de negatieve corona-ervaring van chauffeurs beter te maken. Zo worden bijvoorbeeld de maaltijden door wegrestaurants naar de cabine gebracht en worden de rij- en rust tijden voor de chauffeurs versoepeld.

Deze maatregelen moeten echter ook worden gehandhaafd in uw eigen processen. Ga dus creatief om met oplossingen en denk aan innovatie. Zo kunt u bijvoorbeeld, met het oog op de anderhalve meter samenleving, uw chauffeurs of klanten via het App Platform digitaal de POD laten tekenen.

Uw kantoor inrichten op het nieuwe normaal

Naast aanpassingen op de vloer en in het transport zult u er in het nieuwe normaal voor moeten zorgen dat ook op kantoor rekening gehouden wordt met de hygiëne. Dit kunt u al doen door kleine praktische maatregelen in te voeren. U kunt bijvoorbeeld elke werkplek voorzien van een schoonmaakset, waarmee werknemers voor en na het werk hun materiaal schoon kunnen maken.

Daarbij zijn werkplekken in verschillende kantoren, net als in de supermarkt, intussen voorzien van schermen tussen tegen overgetelde werkstations. Ook op deze manier wordt de kans op besmetting onder collega’s verkleind.

Bewust bezig met afstand – ook op de gang
Vervolgens zullen niet alleen werknemers in uw magazijn of logistiek afstand moeten bewaren, maar moeten ook op kantoor collega’s afstand houden van elkaar. Door praktische en visuele aanpassingen in de werkruimtes kunt u collega’s stimuleren om dit te doen. Zo kunt u looproutes markeren op druk bezochte gangen, maar ook visuele scheidingslijnen aanbrengen om werkplekken heen. Dit doet u bijvoorbeeld door cirkels te maken op de grond met een radius van anderhalve meter. Deze visuele hulpmiddelen zorgen ervoor dat uw werknemers bewust bezig zijn met de anderhalve meter afstand die bewaard moet worden.

Haal geen koffie meer voor uw collega’s.
Voelt misschien minder sociaal, maar in werkelijkheid gunt u uw collega’s een wandelingetje. Dus stiekem een win-win. Geef daarbij iedereen z’n eigen mok met naam óf een uitspraak die perfect bij uw collega’s past. Drinkt uw collega ook nooit meer per ongeluk uw heerlijk bakkie pleur op.

Werk in ploegendiensten.
De meeste collega’s zijn aanwezig tussen 08.00 en 18.00 uur. Probeer samen met uw team te kijken hoe u de bezetting op de werkvloer – ook op kantoor – kunt verdelen in verschillende tijdslots.  

Herinner collega’s aan de afspraken.
Afstand houden, de handen grondig wassen; het klinkt zo eenvoudig. Maar in de dagelijkse hectiek willen we het nog weleens vergeten. Gelukkig zijn er heel veel simpele manieren om collega’s attent te maken op de afspraken. Dat kan heel eenvoudig en zelfs met humor. Plaats bijvoorbeeld een humoristische poster bij het koffieapparaat, een tekst op het toilet of een vloersticker in de gangen van het warehouse.