Laat het coronavirus uw projectverloop niet in de weg staan: ga remote

Remote emplementatie blog 200

Laat het coronavirus uw projectverloop niet in de weg staan: ga remote

U heeft recent besloten een nieuw systeem te gaan gebruiken. De implementatie komt dichterbij. En u bent enthousiast om te beginnen met de nieuwe oplossing. Maar dan: Nederland in een intelligente lockdown. Dit zorgde ervoor dat fysieke bezoeken in korte tijd snel werden beperkt, thuiswerken streng werd geadviseerd en werken op afstand een realiteit is geworden.

Waar thuiswerken wellicht beangstigend in de oren klinkt, heeft vrijwel iedereen hiermee te maken. Ook iedereen die niet even trigger-happy is als het gaat om computers, clouddiensten of werken op afstand. Dus een gereserveerde houding tegenover deze onbekende werkvormen is niet onnatuurlijk. Maar wat kunt u doen om succesvol hiermee om te gaan? Hoe kunt u uw lopende implementatie soepel laten verlopen? En hoe ziet uw implementatie traject eruit?

In deze blog geeft projectmanager Johan tips hoe u zorgeloos kunt schakelen naar remote werken, terwijl het implementatie traject blijft zoals u gewend bent.

Naadloos overschakelen met Boltrics

Door de uitbraak van het coronavirus werkt iedereen – daar waar mogelijk – vanuit huis. Remote zoals ze dat zo mooi in het Engels noemen. Dit blijkt, als we de krantenkoppen mogen geloven, voor veel mensen een flinke omschakeling. Gelukkig zijn er, als het gaat om de dagelijkse zaken, online genoeg tips te vinden waarmee u uw werkdag efficiënt kunt indelen. Ook vanuit huis. Maar hoe zit dat als het gaat om iets nieuws? Bijvoorbeeld de implementatie van een nieuwe software applicatie? We hebben een aantal tips waarmee u zorgeloos live kunt gaan – zelfs vanuit uw eigen woonkamer.

Ga aan de slag met online samenwerkingstools

Bij Boltrics hebben we door de grote spreiding van personeel al ervaring met remote werken. Dagelijks gaan er heel wat berichtjes over en weer via Microsoft Teams en WhatsApp. Daarom was het inzetten van Teams direct een logische vervolgstap om de werkzaamheden en communicatie met onze klanten voort te zetten. Met Teams blijft u ook moeiteloos in contact met uw collega’s. Nog niet helemaal thuis in het gebruik hiervan? Check dan onze tips voor een vliegende start.

De afgelopen 10 tot 20 jaar zijn we ook voor ons werk meer gaan reizen. We zien nu abrupt in dat op afstand werken heel goed kan. Het momentum van deze coronacrisis is ook dat we ons kunnen heroriënteren op reisafstanden en tijdverlies in files. Gezamenlijk kunnen we veel tijd besparen met remote werken en tóch super effectief blijven presteren.

Benut de deskundigheid & tijd van uw consultant

Onverwachte tegenslagen, zoals de beperkingen uit de door de overheid getroffen coronamaatregelen, lijken erg ingrijpend. Je wilt die implementatie tenslotte “echt van dichtbij meemaken” maar door omstandigheden verandert dit in remote consultancy en training. Beschikbaarheid van deskundigheid prevaleert echter boven de fysieke aanwezigheid van een consultant. Dus maak gebruik van de tijd en deskundigheid van uw consultants. Daarbij maakt Microsoft Teams het gemakkelijk om uw scherm te delen en de controle van uw scherm over te dragen aan de consultant om de gezamenlijke uitleg, configuratie en training te onder steunen. Zo kunt u de implementatie toch van dicht bij meemaken.

Fysieke verplaatsingen kosten tijd en energie. Het voorkomen daarvan pakt u al snel mee als voordeel. Daarnaast is uit onderzoek gebleken dat ‘thuiswerken’/ remote werken de efficiëntie verhoogt en overleg gestructureerder verloopt. Ook daarop wordt dus tijd gewonnen.

Kijkend naar de kanten van remote consultancy komt u erachter dat u meer effectieve tijd heeft met uw consultant. Zo worden beide partijen niet gehinderd door reistijden. Daarnaast kunt u vaker terugvallen op de deskundigheid van de consultant. De meeting met de consultant – of delen daarvan – kan namelijk worden opgenomen. Daarmee blijft de informatie beschikbaar voor later gebruik en kunt u de kennis makkelijk delen met uw eigen key user groep.

Leer uw projectmanager kennen

Ten derde is het belangrijk dat u de consultant en projectmanager leert kennen. Zo weet u wat u van elkaar kunt verwachten, hoe men het liefste werkt en kunt u samen het beste resultaat neerzetten.

Wanneer u tijdens de implementatie de begeleiding en consulting omzet naar remote, heeft u de betrokkenen al in levende lijve ontmoet; dit gebeurde in projecten die al waren gestart voor 10 maart.

Op 9 maart werd duidelijk dat werken op locatie in Brabant onmogelijk werd door het dringende advies van de overheid en bedrijfsleiding om niet in dit gebied te komen werken. Niet lang daarna werd ook de fysieke groepsgrootte waarin mensen elkaar mogen ontmoeten tot een minimum beperkt. Dan is al snel duidelijk: beschikbaarheid telt boven fysieke aanwezigheid op locatie. Onze klant Trans Imex schakelde om naar remote werken en gingen na een succesvolle Simulatie 2 vervolgens ook op die basis live – als eerste!

Bij het starten van een nieuwe implementatie in deze periode, heeft u geen fysieke contactmomenten en zal die kennismaking dus volledig online verlopen. Een videomeeting met een kleine groep biedt gelukkig erg veel mogelijkheid tot nadere kennismaking en samenwerking. Sleutel tot succes: goed luisteren en de mimiek van uw gesprekspartners volgen. Aarzelingen en voorbehouden zijn zo heel snel op te merken. En laten we één van de belangrijkste ingrediënten voor succes en werkplezier niet vergeten: humor. Houd het luchtig en gooi er af en toe een grap in.

Projectverloop tijdens remote werken

Ondanks het werken op afstand blijft het projectverloop zoals u van ons gewend bent. Met onze fixed time belofte en vijf vaste sleutelmomenten is uw implementatie voltooid in 12 weken: van kick-off tot en met de go-live:

Fase 1 – De Voorbereiding

In de voorbereiding draait het bij u als opdrachtgever en onze projectmanager om kennismaken en informeren. U en de projectmanager zien en spreken elkaar voor het eerst. Via videomeeting met een gedeelde presentatie leggen we vast wie is wie, en waar de verantwoordelijkheden over en weer liggen. De afspraken over aanpak, bemensing, rollen en planning worden doorgenomen en leiden tot een succesvolle kick-off met Microsoft Teams.

Fase 2 – Analyse

Bij de eerste workshop staan de kernwoorden ‘betrekken en commitment’ centraal voor uw key user(s) en het Boltrics team. Belangrijk is dat we bij elkaar zitten. Ook in deze tijd kan dat remote met beelden via Microsoft Teams. Kern is de analyse van uw bedrijfsprocessen en de kenmerken en begrenzingen daarvan. De consultant werkt dit – in contact met de key users – uit tot en met de terugkoppeling in onze procesdemo: de Simulatie 1.

Tijdens de demo worden de vragen via de groepschat vastgelegd, en daarna behandeld. De acties worden vastgelegd op SharePoint. Voor extra gemak kan de sessie worden opgenomen, zodat u deze later alsnog kunt raadplegen.

Fase 3 – Implementatie

Tijdens deze fase wordt u geïnstrueerd en getraind. Net als bij een on-site situatie start u ‘hands-on’ met de oplossing en als key user leert en vergroot u uw vaardigheden tot het werken met en beheren van de applicatie. Herinnert u de mogelijkheden van uw scherm delen, uw scherm over laten nemen, sessies opnemen en acties vastleggen via Teams en SharePoint? Dat wordt nu ten volle benut. Er is veel contact tussen Boltrics en het key user team. De key users presenteren remote en met overtuiging hún processen in de afsluitende demo: de Simulatie 2.

Fase 4 – Voorbereiding van de Go-live

Een succesvolle Simulatie 2 is hier het startschot. De key user group voelt zich al als een vis in het water en kent de weg in de applicatie. Zij voeren de laatste controles uit, checken of alles werkt en stomen de oplossing klaar voor het moment van Go-Live. Komen ze ergens niet uit? Dan staat de consultant (remote) voor ze klaar.

Fase 5 – Go-Live

De Go-live; de eerste operationele dag op Boltrics’ software. Gebruikers en key users handelen alle optredende issues af en de consultant is online betrokken bij de gang van zaken. Hij kan direct handelen als de key user group dat nodig heeft. Samen zorgen we voor een succesvolle Go-Live.

Is koudwatervrees terecht?

We zijn vrij abrupt uit een “automatische pak-de-auto-modus” omgeleid naar deze werkvorm. Als Boltrics zeggen we altijd dat je onzekerheid moet omarmen en dat hebben we hierin dan ook gedaan. In korte tijd hebben we het volledig remote implementeren eigen gemaakt en hebben bewezen ook op deze manier klanten succesvol live te kunnen brengen. Ook winst is dat, met alles wat we hiermee geleerd hebben, we ná deze coronacrisis nog effectiever kunnen samenwerken met u als klant. U bent van harte welkom!

Wilt u meer weten over de remote implementatie van uw oplossing? Mail dan naar marketing@botlrics.nl

Johan Das
Geplaatst door:
Johan Das