Voorkom stress; krijg makkelijk en snel inzicht in uw onbetaalde facturen

Debiteurenbeheer met indicatiestapels

Voorkom stress; krijg makkelijk en snel inzicht in uw onbetaalde facturen

Onbetaalde facturen, moeten wachten op uw geld. Het overkomt elke ondernemer weleens, maar het zorgt vaak voor een gevoel van stress, onzekerheid en mogelijk zelfs frustratie. Hoe voorkomt u dit en hoe krijgt u zo goed mogelijk grip op de zaak? Met behulp van het rolcentrum in 3PL Dynamics zorgt u voor meer rust in uw debiteurenbeheer, kunt u uw openstaande posten overzichtelijk weergeven en kunt u snel acties (laten) ondernemen op openstaande vervallen posten.

Werken met de standaard postenlijst

Tijdens het instellen van het rolcentrum bent u bekend geworden met de standaard openstaande postenlijst van Boltrics. U kunt hierin zelf categorieën en kleuren instellen voor het overzicht op uw startscherm. Deze moet u echter steeds opnieuw opvragen wanneer u deze wilt inzien.

Gebruik de indicatiestapels in uw rollencentrum

Wanneer u echter wilt gaan voor een actiever debiteuren beheer, dan kunt u ervoor kiezen om de vervallen posten inzichtelijk te maken. Dat kan met indicatiestapels in het rolcentrum. Met deze indicatiestapels kunt u uw processen stroomlijnen door eenvoudig de informatie van een aantal items in een tegel weer te geven. Zo ook voor uw debiteurenbeheer. Op deze manier kunt u makkelijk en snel inzicht houden in uw openstaande posten. Daarnaast kunt u direct acties naar andere gebruikers uitzetten. Dit maakt het mogelijk om zelf een stukje debiteurenbeheer in te richten in een bepaald profiel.  

De weergave van uw indicatiestapels

Indicatiestapels kunnen dus bijdrage aan uw debiteurenbeheer. Wanneer u deze gaat inrichten, is het handig om dit te doen voor gebruikers met hetzelfde rollencentrum. In onderstaand voorbeeld gebruiken we de rol ‘BP_ADMINISTRATEUR’.

Zoals u ziet, zijn de indicatiestapels verdeeld in twee groepen. Groep 1 bestaat uit openstaande, en dus vervallen, klantenposten in diverse gradaties. Deze gradaties zijn berekend met een ‘datum berekening’ formule. Op deze manier kunt u snel en eenvoudig zien hoeveel openstaande posten er zijn en hoe lang deze posten al vervallen zijn. Wilt u vervolgens meer informatie over deze openstaande posten? Klik dan op de tegel waarvan u de details wilt zien.

Groep 2 bestaat uit acties uit het actieregister. Per definitie bestaat debiteurenbeheer uit alle acties die u uitvoert om ervoor te zorgen dat klanten hun openstaande rekeningen betalen. Deze acties kunnen worden toegewezen aan een gebruiker in uw onderneming. Alleen die gebruiker ziet de acties open staan in zijn rolcentrum. Als de acties zijn afgesloten, staan deze nog wel in de lijst, maar wordt deze niet meer gebruikt in de telling. Zo heeft u dus overzichtelijk welke acties uitgevoerd moeten worden om uw klant uw factuur te laten betalen.

Indicatiestapels instellen

In de verschillende rollencentra kunt u verschillende indicatiestapels weergeven. Dit kunt u zelf instellen via Indicatiestapel – instellingen. Allereerst koppelt u een specifieke indicatiestapel aan een profiel (1). Vervolgens geeft u aan uit welke tabel de informatie hiervoor wordt opgehaald (2). Om bijvoorbeeld verschillende gradaties in te stellen, zoals in groep 1 is te zien, gebruikt u filterregels van één of meerdere veldcondities van die tabel (3). Tot slot wordt de indicatiestapel gekoppeld aan een weergavepagina, die geopend wordt als de gebruiker op de tegel klikt (4).

Speciaal voor debiteurenbeheer heeft Boltrics pagina 11237396 gemaakt. Hier worden ook de openstaande acties getoond als er op een bepaalde klantenpost geklikt wordt.

Filterregels toepassen in uw tabellen

Om uzelf en uw collega’s meer duidelijkheid te geven in het debiteurenbeheer kunt u de openstaande posten – net als in het eerdere voorbeeld – onderscheiden in verschillende gradaties. Zo heeft u snel overzichtelijk hoe lang deze posten open staan. Dit gebeurt aan de hand van filterregels.

Stel de filter stap voor stap in

In onderstaande tabel ziet u de filterregels met specifieke datumfuncties die zijn geprogrammeerd om op een bepaalde datumcategorie te kunnen filteren. Op deze manier kunt u openstaande posten weergeven op basis van de vervaldatum van de factuur.

In eerdergenoemd voorbeeld wordt gebruik gemaakt van de gearceerde veldfuncties.

1. Het filter dient als volgt te worden ingesteld om de openstaande klantenposten te filteren.

2. Het filter voor de activiteiten op een gebruikersnaam stelt u vervolgens in op de functie USERID.

Dezelfde indicatiestapels gebruiken voor leveranciers

Naast debiteurenbeheer kunt u deze indicatiestapels ook gebruiken om overzicht te krijgen in uw leveranciers. Wanneer u dezelfde tegels wilt inrichten voor de openstaande leveranciersposten, koppelt u deze tegels aan tabel 25, pagina 29. Hierin is het echter niet mogelijk om acties per leverancier vast te leggen.

Uw debiteuren in één oogopslag overzichtelijk

Zorg voor duidelijkheid over onbetaalde facturen en krijg direct een overzicht van openstaande posten in uw rolcentrum. Heeft u hulp nodig bij de inrichting van uw rolcentrum? Mail dan naar request@boltrics.nl.

Frank Groot Roessink
Geplaatst door:
Frank Groot Roessink