Het perfecte team voor een vliegende start

Samenstellen van het projectteam - Boltrics

Het perfecte team voor een vliegende start

Na nauwkeurig oriënteren heeft u een besluit genomen voor een nieuwe software oplossing. De offerte is getekend en het implementatietraject staat voor de deur. U bent klaar om vol enthousiasme aan de slag te gaan met het nieuwe systeem. Maar voor u aan de slag gaat, heeft u nog één belangrijke taak: het projectteam samenstellen. Want wie in uw organisatie zou hierbij betrokken moeten zijn? En hoe zorgt u voor het maximale resultaat?

Haal het maximale uit uw inrichting

De implementatie vindt plaats in een relatief korte periode. In maximaal drie maanden dient het systeem operationeel en uw collega’s getraind te zijn. Dat betekent nogal wat voor de factor mens en de capaciteit. Het is dus van belang dat er een sterk, gemotiveerd en gebalanceerd projectteam klaar staat om beslissingen te maken, het systeem te testen en de oplossing vloeiend uit te rollen over de organisatie.

De opstelling

Een succesvol projectteam brengt u dichterbij een succesvolle go-live. Wanneer uw implementatie vloeiend verloopt, kunnen eventuele foutmeldingen al vroeg worden opgelost en sluit de inrichting naadloos aan bij uw huidige processen op het moment dat het systeem operationeel wordt. Zo komt u niet voor grote verassingen te staan tijdens de go-live. Daarbij zorgt dit ervoor dat u na de implementatie meer profijt heeft van de nieuwe oplossing. Maar wat is de juiste samenstelling van dit dreamteam?

De primaire stakeholder

Allereerst bestaat het projectteam uit de zogenaamde primaire stakeholder, of projecteigenaar. Dit is vaak de eigenaar of directeur van het bedrijf. De primaire stakeholder heeft de beslissing gemaakt voor een nieuwe softwareoplossing en heeft zijn krabbel onder de offerte gezet. Als stakeholder zorgt u voor draagvlak binnen de organisatie, zodat ook de collega’s buiten het projectteam meegaan met de verandering. U bent niet actief betrokken in het project, maar u blijft wel geïnformeerd gedurende het traject. Het is daarom van belang dat de primaire stakeholder aangesloten is bij de verschillende mijlpalen in het traject, zoals de kick-off, SIM1, SIM2 en de go-live.

De projectverantwoordelijke

Ten tweede is er een belangrijke rol in het projectteam weggelegd voor de projectverantwoordelijke. Deze is meestal als projectleider/-manager vanuit de organisatie aangewezen. Zoals de naam al doet vermoeden bent u verantwoordelijk voor alle zaken rond het project. U faciliteert het project: van de beschikbaarheid van collega’s en eindgebruikers tot en met een projectruimte met alle benodigde faciliteiten. Kortom, u zorgt voor de middelen die nodig zijn om het project goed te laten verlopen. In een relatief kleine organisatie kan de rol van de projectverantwoordelijke ook een neventaak zijn van één van de key-users.

De key-users

Daarover gesproken, de derde, belangrijke rol die wordt onderscheiden in het projectteam zijn de key-users. Als key-user wordt u door Boltrics getraind en opgeleid om het systeem te gebruiken. Daarnaast bent u verantwoordelijk voor de keuzes binnen de implementatie. Dat laatste is van groot belang. Het is daarom ook belangrijk om mandaat vanuit de organisatie te hebben en over daadkracht te beschikken om samen met de consultant inrichtingskeuzes te maken.

Wanneer het tijdens de implementatie een beetje piept en kraakt in de organisatie, betekent het dat de juiste mensen aan tafel zitten. Dat bevestigt namelijk dat zij de bepalende krachten zijn in de bedrijfsprocessen, die eigenlijk niet gemist kunnen worden in de dagelijkse bedrijfsvoering. 

Verantwoordelijkheden van de key-user
Naast beslissingen nemen gedurende het traject, is de key-user ook verantwoordelijk voor de inrichting van stamdata. Zo wordt er bijvoorbeeld één contract voor u ingevuld ter illustratie, maar moet u de rest van de gegevens zelf inrichten. Na de inrichting, is het testen van de processen in de praktijk een belangrijke taak van de key-user. Wanneer alles vervolgens naar wens werkt, is het aan de key-user om de eindgebruiker te trainen het systeem te gebruiken.

Het aantal key-users in het team
Binnen deze groep is het belangrijk dat er verschillende functies vertegenwoordigd worden: van leidinggevende van een bedrijfsbureau tot scanmedewerker op de vloer en administratieve krachten op kantoor. De grootte van het bedrijf, de omvang van het project en de hoeveelheid gevraagde functionaliteiten bepalen de grootte van het projectteam. Om het maximale resultaat te behalen mag deze niet te groot zijn. Gedurende deze drie maanden is er immers geen ruimte voor allerlei interne discussies aan de projecttafel, die het implementatietraject kunnen vertragen. Het is echter wel van belang dat alle kennis aanwezig is om alle processen te overzien. We gaan namelijk alle primaire processen maximaal ondersteunen. Om die reden bestaat een projectteam, gemiddeld, uit twee tot vier key-users.

Met het team aan de slag

Wanneer het projectteam is samengesteld, zorgt u als team voor een succesvolle go-live. Samen met u zorgen we ervoor dat alle issues en blokkades direct opgepakt kunnen worden. Wilt u meer weten over het implementatietraject? Mail dan naar sales@boltrics.nl.  

Patrick Verhoef
Geplaatst door:
Patrick Verhoef