Voorkom financiële consequenties door te laat afgeronde transit documenten

Transit Documenten - Douane - 3PL Dynamics

Voorkom financiële consequenties door te laat afgeronde transit documenten

De internationale handel komt langzaam weer op gang. Waar uw bedrijf de afgelopen maanden heeft moeten overleven, gloort er nu weer licht aan de horizon: productie in het buitenland is weer opgestart, het aantal orders neemt weer toe en de prijzen in de luchtvracht gaan weer terug naar normaal. Tijd om orde op zaken te stellen en u te focussen op de toekomst. Maar hoe zorgt u ervoor dat u juist in deze tijd niet tegen nog meer – onnodige – financiële tegenslagen aanloopt? Maak gebruik van indicatiestapels en voorkom extra kosten of boetes ten gevolge van douane declaraties die u te laat heeft aangeleverd.

Mis nooit meer een deadline

Bij het afhandelen van transit documenten is het van groot belang dat er op tijd de juiste vervolgacties worden ondernomen. Zo voorkomt u financiële consequenties als extra kosten of boetes. Hierbij is inzage in de opgestelde documenten van grote waarde. Met behulp van indicatiestapels kunt u nu – door de nieuwe tijdsfuncties te combineren met een declaratiestatus – in één oogopslag op uw rolcentrum zien of er actie moet worden ondernomen. Denk hierbij aan een overzichtelijke weergave van het aantal te versturen losbevindingen (NL044) of inzicht in Transit Vertrek documenten die al langere tijd in status NL029 – goederen vrijgegeven voor transit –  staan.

Indicatiestapels in uw rollencentrum

Welke tegels u in uw rolcentrum toont – en welke informatie u dus wilt weergeven – kunt u geheel zelf bepalen. In onderstaand voorbeeld gaan we dieper in op het versturen van losbevindingen (NL044) en Transit Vertrek documenten met status NL029.

Hieronder ziet u drie tegels met betrekking tot deze transit documenten. Deze tegels laten het volgende zien:

  1. Tr. Aankomst 24-48H: Documenten met een declaratiestatus NL043, waarvan de ‘datum kennisgeving van aankomst’ tussen de 24 en 48 uur geleden is.
  2. Tr. Aankomst >48H: Documenten met een declaratiestatus NL043, waarvan de ‘datum kennisgeving van aankomst’ meer dan 48 uur geleden is. Hier moet snel actie op worden ondernomen aangezien een NL044 binnen 72 uur moet worden verstuurd.
  3. Tr. Vertrek >4D: Documenten met een declaratiestatus NL029, waarvan de aanvaardingsdatum meer dan 4 dagen geleden is en nog geen terugkoppeling op is ontvangen.

Direct acties ondernemen

Wanneer u gebruik maakt van deze tegels heeft u direct vanuit het rolcentrum inzicht in openstaande acties. Daarnaast kunt u op de tegel klikken waarna u meteen verdere acties kunt ondernemen. Zo kunt u een Transit Aankomst document openen en een NL044 versturen in minder dan een minuut.

Inrichting van uw indicatiestapels

Met het gebruik van indicatiestapels, heeft u uw transit aankomst en transit vertrek acties dus overzichtelijk in uw rolcentrum. Maar hoe richt u dit in?

1. Maak een keuze in indicatiestapels

Allereerst kiest u welke tegels u wilt weergeven in uw rolcentrum. Hiervoor gaat u naar ‘Indicatiestapel-instellingen’. Hier kunt u eenvoudig naar navigeren via de vernieuwde zoekfunctie (ALT + Q).

In dit voorbeeld is er gekozen voor indicatiestapel twee, drie en zeven. Deze selecteert u onder filter id. Het is het gemakkelijkst om tegels te gebruiken die nog niet worden gebruikt. Mocht er geen tegel beschikbaar zijn, dan kunt u een gebruikers-id of profiel-id invullen om deze tegel alleen aan te passen voor deze gebruiker of dit specifieke profiel. Daarbij kunt u zelf het label bijschrift kiezen dat te zien is op de tegel.

2. Raadpleeg de juiste informatie

Om de juiste gegevens te kunnen raadplegen, vult u bij het tabelnummer ‘11154859’ in en wordt bij paginanummer ‘11191380’/‘11191381’ ingevoerd. Zo verwijst u naar de juiste tabel, waar de transit documenten staan vermeld.

U heeft nu een tegel ingericht met een achterliggende lijst waar alle transit documenten zichtbaar zijn. Om enkel de gewenste gegevens te tonen op de tegel moet u een filter creëren voor de relevante documenten.

3. Filter uw gegevens

Ga naar ‘Verwerken’ > ‘Filter regels’. Dit opent een nieuw venster.

Om te kunnen filteren zijn twee velden van belang: de ‘declaratiestatus’ en ‘datum kennisgeving van aankomst/aanvaardingsdatum’ (afhankelijk van aankomst of vertrek). Deze vult u in bij de kolom ‘Veldnaam’ (1). Hier maakt u onderscheid tussen het soort filter (2) en de waarde van het filter (3). Wanneer u de waarde invult voor het veld ‘declaratiestatus’ kiest u voor een filter met een vaste waarde. In dit geval is dat ‘NL043’ (4).

Wanneer u de waarde invult voor het veld ‘datum kennisgeving van aankomst’ maakt u gebruik van een datum/tijd functie als waarde. De nieuw ontwikkelde tijdsfuncties die u hier kunt gebruiken zijn speciaal ontwikkeld om voor specifieke periode een filter te bouwen.

Uw filter altijd up-to-date

Zoals de beschrijving van de filters in bovenstaande afbeelding al laat zien, wordt er een filter gelegd aan de hand van de huidige tijd van uw systeem. Vervolgens rekent de functie de hoeveelheid uren terug. Zodra u het rolcentrum ververst, wordt de tijd opnieuw berekent. Zo blijft uw overzicht altijd actueel.

Zorg voor opvallende indicatiestapels

Wanneer u al uw indicatiestapels naar wens heeft ingericht, kunt u er voor kiezen om de tegels een kleur toe te kennen wanneer deze in een bepaald filter vallen. Zo kunt u bijvoorbeeld de tegel rood kleuren wanneer er meer dan 1 actie openstaat op die indicatiestapel.

Instellen van deze kleuren gaat als volgt:

  1. Ga naar ‘instellingen van indicatiestapel’
  2. Vul de juiste indicatiestapel
  3. Bepaal de kleur die de tegel moet krijgen in een bepaalde waarde
  4. Bepaal een drempel voor het kleuren van de tegel. Wanneer u wilt dat de tegel direct een kleur krijgt wanneer er een actie open staat kiest u voor een drempel van 1,00.

Stapels inrichten in uw 3PL Dynamics omgeving

Wilt u zelf aan de slag met indicatiestapels voor uw douane activiteiten, maar komt u er niet uit? Of wilt u meer weten over de mogelijkheden voor andere douanedocumenten? Mail naar request@boltrics.nl, we helpen u graag verder.

Tamara Schoeman
Geplaatst door:
Tamara Schoeman