De volgende stap naar een wendbare organisatie

Verandering ligt altijd op de loer, zeker in de logistieke sector. Als logistieke dienstverlener kunt u niet simpelweg blijven doen wat u altijd al deed. Zoals u in mijn vorige blog heeft kunnen lezen, is het van belang om als organisatie wendbaar te zijn en om te kunnen gaan met deze veranderingen. Als gevolg van de coronacrisis geldt dit nu meer dan ooit. Waar (disruptieve) veranderingen tot voor kort een aanloop nodig hadden, heeft corona dat idee volledig op z’n kop gezet en wordt u gedwongen om abrupte en ingrijpende veranderingen snel door te voeren. Door als organisatie IT-minded te zijn, zorgt u dat uw organisatie wendbaarder is, kan anticiperen op veranderingen én beter kan inspelen op uw klantbehoeften. Een stap in de goede richting dus. Maar daarmee bent u er nog niet. Ook de keuzes die u maakt, hebben invloed op hoe wendbaar uw organisatie daadwerkelijk is en hoe u kunt omgaan met gedwongen veranderingen. Tijd voor actie dus.

Keuzes maken

Wanneer u als organisatie al IT-minded bent, heeft u vaak al een enorme voorsprong op uw branchegenoten. Maar dat betekent nog niet dat u ook een wendbare organisatie heeft of in staat bent uw dienstverlening en performance naar een hoger niveau te brengen. U moet ook de juiste keuzes maken als het gaat om welke softwareoplossingen u gebruikt, met welke partners u samenwerkt en welke processen u gaat veranderen in uw bedrijf en welke niet. Bij al die keuzes zou u zich het volgende moeten afvragen: helpt het mijn organisatie wendbaarder te maken? Levert het een betere dienstverlening richting klanten op? En verbetert het de performance van mijn organisatie?

De keuze voor een passende softwareoplossing

Dat begint met uw software. Om een wendbare organisatie te worden, dient uw software ook wendbaar te zijn en mee te gaan met nieuwe innovaties. Concreet betekent dit dat uw software zo opgezet moet zijn dat wijzigingen snel, en bij voorkeur door uw eigen organisatie, doorgevoerd kunnen worden. Echter niet op een manier dat er daadwerkelijk geprogrammeerd moet worden; dat zou er namelijk voor zorgen dat de oplossing naar de toekomst toe niet onderhoudbaar is. Daarbij wordt u dan afhankelijk van programmeurs of leveranciers, terwijl u juist uw flexibiliteit wilt behouden. Om die reden ziet u overal zogenaamde “low-code” of “no-code” oplossingen ontstaan, waarbij bedrijven zelfstandig oplossingen kunnen realiseren voor processen in hun organisatie. De meeste van deze low-code en no-code oplossingen zijn echter generiek en breed toepasbaar. Het nadeel daarvan is dat er heel veel mogelijk is, maar in de basis is er niets. U moet dus van scratch beginnen. Ik zie veel bedrijven struggelen om dan tot executie te komen, men verliest zichzelf vaak in nice-to-haves en/of suboptimale oplossingen. Met als gevolg dat men nooit live gaat. Om die reden is het van belang een softwareoplossing te kiezen die passend is voor de branche waar u in actief bent. U hoeft dan niet meer over allerlei zaken na te denken of keuzes te maken die vanzelfsprekend zijn, dat is namelijk al gebeurd en daardoor komt u tot executie.

Een wendbare softwareoplossing

Vanuit die visie hebben wij in 2010 ervoor gekozen onze oplossingen ook op die manier op te zetten. Los van de naam die eraan gegeven wordt, gaat het uiteindelijk erom dat bedrijfsprocessen eenvoudig vormgegeven kunnen worden naar uw specifieke wens, zoals die op dat moment relevant is. Bovendien moet deze in de toekomst met minimale inspanning en afhankelijkheid van derden aangepast kunnen worden naar veranderende omstandigheden. Dit alles zonder dat er software programmeurs aan de slag hoeven te gaan of maatwerk ontwikkeld hoeft te worden.

Integrale communicatie brengt u verder

Daarnaast moet uw softwareoplossing ook eenvoudig kunnen communiceren met andere systemen. We zien steeds meer geïntegreerde systemen of zelfs compleet geïntegreerde supply chain netwerken. Door deze toenemende rol van informatie is het van belang dat u als organisatie in staat bent om op dit vlak mee te kunnen met uw concurrenten. Hoe beter u hiertoe in staat bent, hoe groter uw voorsprong.

De rol van informatie

De ‘openheid van systemen’ is ook belangrijk om de performance van uw organisatie inzichtelijk te maken en uw klant te voorzien van informatie waar hij om vraagt. Of nog beter; hem te verbazen met informatie waar hij nog niet om had gevraagd maar die wel heel relevant is. Kijken we welke rol data in de toekomst gaat hebben, met bijvoorbeeld machine learning en artificial intelligence? Dan wordt nog duidelijker welke rol technologie gaat spelen.

Met wie werkt u samen?

Ook het kiezen van de juiste partijen waarmee u samenwerkt is van groot belang. De tijd waarin u alles zelfstandig kunt doen is immers voorbij. U zult keuzes moeten maken in wat u zelf doet en wat u bij anderen neerlegt. De keuze voor een passende softwareoplossing die bij de tijd blijft, is ook hier van belang. Maar wat besteedt u uit? En wat doet u zelf? Afhankelijk van in welke business u zich bevindt, kunt u ervoor kiezen om integratie met andere systemen zelf te automatiseren met EDI, optimalisatie van processen binnen uw bedrijf te houden, of juist informatie voorzieningen in eigen beheer te houden middels BI tools.

Doorgroeien met uw eigen organisatie

Als u de juiste keuze voor uw software partner heeft gemaakt, bent u er echter nog niet. Uw software kan dan wel hypermodern zijn maar wanneer u uw processen niet continu verbetert naar de veranderende omstandigheden, zult u nooit tot een hogere executie komen. Ter illustratie: u kunt de allernieuwste laptop hebben, maar als u deze enkel gebruikt als rekenmachine had een telraam ook volstaan. U moet uw processen dus blijven optimaliseren. Ook dat is een continu proces.

Focus in uw eigen organisatie

U bent IT-minded, u heeft een passende softwareoplossing en u heeft geïnvesteerd in krachten die uw organisatie verder kunnen helpen. Bent u dan klaar? Nog niet. Als organisatie is het vrijwel onmogelijk om op alle fronten actief te zijn. Focus is dus erg belangrijk. Doe liever één ding heel goed, dan heel veel dingen half. En juist dan is het opnieuw van belang om de juiste keuzes te maken. Hier is de valkuil het grootst, omdat het hier gaat om keuzes die elke dag gemaakt worden. Deze keuzes worden door medewerkers gemaakt die wellicht niet alles overzien, en dus niet een juiste afweging kunnen maken wat er wel of niet toe doet. Ook is het zo dat hier de kracht in de beperking zit. Johan Cruijff zei eens “Om goed te voetballen, heb je goede voetballers nodig. Maar een goede voetballer heeft bijna altijd het probleem van een gebrek aan rendement. Hij wil het altijd mooier doen dan strikt noodzakelijk”. 

Richt u eerst op wat minimaal nodig is

Dit is dan ook de manier waarop we bij Boltrics implementaties doen, een hele duidelijke focus op het doel; succesvol live gaan op een vaste datum. En om dat te doen focussen onze consultants zich, met name in het begin van het project, op datgene wat minimaal nodig is om het primaire proces succesvol te doorlopen. Door dat zo snel mogelijk gecoverd te hebben blijft er tijd over om allerlei nice-to-haves op te pakken en de finishing touch te doen in een korte doorlooptijd.

Focus op de essentie

Streef dus naar groei en verandering, maar focus op zaken die daadwerkelijk iets bijdragen en beperk dat tot de essentie van wat echt nodig is. Vraag uzelf daarbij af: zorgt deze aanpassing voor een meer wendbare organisatie, of graaf ik mezelf juist in? Verbeter ik hiermee de dienstverlening naar mijn klanten? Of verhoog ik de performance van mijn organisatie, waardoor ik met minder mensen meer kan doen, sneller kan werken en kosten kan verlagen? Kortom, veranderen moet en keuzes moeten gemaakt worden. Het is aan u om nu de juiste keuzes te maken. Succes!