Verstuur uw gepersonaliseerde facturen automatisch in 4 stappen

In een sector waar u zichzelf onderscheidt in de kleine dingen, wilt u graag opvallend zijn. Dit kunt u doen door net die extra service te verlenen of misschien wel 24/7 bereikbaar te zijn voor spoed orders. Wat uw USP ook is, u wilt graag opvallen in het overvolle veld van logistiek dienstverleners. En opvallen begint met herkenbaar zijn. Herkenbaar zijn met uw bedrijventerrein, uw wagenpark, maar ook in uw communicatie naar uw klanten. Zo wilt u bijvoorbeeld uw facturen personaliseren en uw eigen huisstijl hierop toepassen, zodat klanten direct weten van wie de factuur afkomt. Met 3PL Dynamics kunt u uw facturen personaliseren én zonder extra moeite automatisch verzenden wanneer deze geboekt worden. In deze blog leert u stap voor stap hoe u dit hele proces zelf in kunt richten. Van het toevoegen van uw huisstijl als briefpapier tot het automatisch verzenden van facturen via een gepersonaliseerde, maar toch volledige automatische e-mail na het boeken van de factuur.

Stap 1: Uw eigen huisstijl toevoegen als briefpapier

In 3PL Dynamics kunt u zelf eenvoudig een eigen huisstijl toevoegen aan uw factuur lay-out. U heeft dus geen voorgedrukt briefpapier meer nodig, maar u kunt het ontwerp gewoon op een blanco vel printen. ‘Printen?’, hoor ik u denken. ‘Deze versturen wij toch gewoon in PDF via de mail?’. Dat kan natuurlijk ook eenvoudig met behulp van het e-mail sjabloon uit stap 2.

Stap 2: E-mail sjablonen toepassen

Naast dat u de facturen voorzien van uw eigen huisstijl, zoals in bovenstaande video getoond, kunt u ook de e-mail waarin u de factuur verzendt personaliseren. Zo wordt uw klant bij naam aangesproken, ziet hij direct waar de mail over gaat en kan hij klant specifieke informatie ontvangen.

Zoals u in bovenstaande video ziet, kunt u teksten vastleggen via een sjablooncode per taal met de knop ‘Tekstuitbreiding’. U kunt het beste een sjabloon vastleggen op een lege taalcode met het vinkje “Alle talen” ingeschakeld. Wanneer de taalcode van uw contact niet in de taalcodelijst staat, wordt automatisch het bericht voor “Alle talen” verzonden. Daarnaast kunt u eventueel per taalcode afwijkende teksten inrichten, zoals hier gedaan met de code ‘NLD’.

Stap 3: Lay-out aanpassingen zelf doorvoeren

Niet alleen uw e-mail of huisstijl is te personaliseren, u kunt ook een willekeurig rapport via RDLC naar eigen smaak eenvoudig aanpassen. In onderstaande video ziet u hoe u dit eenvoudig zelf kunt doorvoeren.

Stap 4: Facturen automatisch verzenden

Wanneer u de eerdere stappen heeft gevolgd, heeft u uw eigen briefpapier toegevoegd, een standaard e-mailsjabloon opgesteld en uw rapporten gepersonaliseerd. Met behulp van 3PL Dynamics kunt u daarnaast facturen automatisch verzenden én daarbij alle bovenstaande stappen automatisch meenemen. U hoeft enkel nog een factuur te boeken en uw klant krijgt geheel geautomatiseerd een gepersonaliseerde e-mail met de bijbehorende factuur. Bekijk hoe u dit instelt in onderstaande video.

Zorg dat uw taakwachtrijposten dusdanig zijn ingesteld dat deze het automatisch verzenden van facturen ondersteund. Komt u er toch niet helemaal uit, mail dan naar request@boltrics.nl.

Wilt u weten hoe u facturen automatisch verzend in Dynamics NAV? Klik hier voor het stappenplan in uw versie.