Ga zonder werkstress uw vakantie in

Vakantie overdracht

Ga zonder werkstress uw vakantie in

Het lijkt de goede kant op te gaan in het gevecht tegen Corona. En na een extreem natte april, mei én juni gaan de gedachten inmiddels uit naar de Spaanse Costa Del Sol of een gezellige camping in Frankrijk. Door hier zo naar toe te leven, zou u bijna vergeten dat de business gewoon doorgaat. Hoe zorgt u er dan voor dat de processen vlot blijven verlopen, terwijl u op een zonnig terras niet constant denkt: ‘als dat maar goed gaat…’? In deze blog bieden we u handvaten om zorgeloos uw taken over te dragen en uw collega’s met de juiste kennis achter te laten.

Het stokje tijdelijke overdragen

Allereerst is een goede planning van belang. Het is niet gewenst dat alle kennisdragers samen op de camping in Frankrijk gaan staan. Zorg in plaats daarvan dat u de verantwoordelijkheden die u draagt volledig kunt alloceren over de aanwezige collega’s – om even in logistieke termen te blijven. Denk niet alleen aan de happy flow, maar ook aan onverwachte zaken die eventueel kunnen gebeuren. Wat zijn dan de procedures? Zorg dat uw collega’s hiervan op de hoogte zijn, want u wilt niet dat de procedure wordt ‘bel hem of haar maar’. Misschien zijn er ook processen die op zich kunnen laten wachten, terwijl u afwezig bent. Of kan er nu al voorbereidend werk gedaan worden, waardoor het makkelijker wordt voor de achterblijvende collega’s. Een goede voorbereiding vooraf zorgt voor minder zorgen tijdens uw welverdiende vakantie. Heeft u hulp nodig bij deze voorbereiding? Met onze checklist helpen we u op weg.

Onverwachte foutmeldingen oplossen

Nadat u op vakantie bent gegaan en het werk heeft overgedragen, kan het nog steeds voorkomen dat iets niet loopt zoals gepland en er een onverwachte pop-up in beeld komt. Zijn uw collega’s op de hoogte wat zij het beste kunnen doen?

Denk logisch na

Stap één is altijd logisch nadenken. Heb ik iets anders gedaan dan normaal? Weet ik zeker dat ik de standaard processen gevolgd heb? Gebeurt dit alleen op dit dossier of alle dossiers? Probeer een gedeelde noemer te vinden, om zo dichter bij de oplossing te komen.

Werk van grof naar fijn

Het werkt om van grof naar fijn te werken. Met welke type dossier ben ik bezig? Met welk document? En met welke regel? Op deze manier redeneren leidt tot een kleinere scope van waar het probleem zich voor kan doen. Misschien heeft u de oplossing dan nog niet, maar het helpt u het proces beter te begrijpen én u heeft al meer input voor de vervolgstap.

Support staat voor u klaar

Na zelf op onderzoek uit te zijn geweest, kan het zijn dat u alsnog onze supportafdeling nodig heeft om het probleem op te lossen. Het oplossen van een support issue is een samenspel tussen u en Boltrics. Onthoud hierbij dat uw processen voor u glashelder zijn. Echter zien onze collega’s op support veel varianten en moet u soms even meelopen door het proces. Elke klant heeft namelijk een unieke invulling van de standaard. Een ticket met de informatie ‘het inslag proces doet het niet’ heeft voor onze collega’s daarom niet zoveel betekenis. Het kost dan zelfs extra tijd om te onderzoeken wat het probleem is en om het scenario naar boven te krijgen. Tijd die makkelijk bespaard had kunnen blijven!

Callstack toevoegen aan het ticket

Om het ticket snel en efficiënt op te lossen kan de zogenaamde Callstack worden meegestuurd. Dit lijkt een lastig woord, maar het is niets anders dan een overzichtje van welke code er is doorlopen. Deze tekst kan gekopieerd worden door te zoeken op ‘Laatste fout’. Of, als de melding in de scanner zich voor doet, kan er bij ‘Scan Sessies’ een .txt bestand gedownload worden. Dit tekstbestand meesturen wordt erg op prijs gesteld binnen het supportteam.

Terug van weggeweest

Uiteindelijk is het doel om uitgerust weer terug te keren op het werk. Zonder nare verrassingen. Voorkomen is beter dan verhelpen, en met bovenstaande handvaten is de kans daarop een stuk groter. Neem de tijd voor een goede overdracht en alles zal hopelijk soepel verlopen, zowel voor u als voor uw collega’s.

Geplaatst door:
Daan Hogeboom