Hoe kunt u uw AO/IB document juist inrichten voor een AEO-vergunning?

Als uw bedrijf deel neemt aan het internationale handelsverkeer, dan wilt u uw AEO-vergunning op orde hebben. In een periode waar de douane het continu drukker en drukker krijgt, is het logisch dat zij de focus steeds meer op procesbeheersing legt. Voor bedrijven in de internationale handel is deze vergunning dus steeds meer een noodzaak. Bovendien stijgt het belang van de AEO-vergunning als kwaliteitscertificaat. Heeft u er geen? Dan is het mogelijk dat potentiële klanten of partners u in het beslissingsproces niet eens overwegen. Voor de aanvraag of herbeoordeling van een AEO-vergunning heeft u een juist beschreven AO/IB document nodig. En met dit laatste helpt Boltrics u graag verder.

Wat is een AEO-vergunning?

Voordat we beginnen wil ik graag toelichten wat een AEO-vergunning is en waar het voor dient. De afkorting staat voor Authorised Economic Operator, vrij vertaald: geautoriseerde marktdeelnemer.  Het concept is gebaseerd op ‘Customs-to-Business partnership’, ontwikkeld door de Wereld Douane Organisatie met als uitgangspunt dat bedrijven en douane nauw samenwerken. Het nut van dit concept is dus het verhogen van de veiligheid van de internationale logistieke keten en het beter faciliteren van legale handelsstromen. Er zijn twee soorten AEO-vergunningen, namelijk de AEO-S en AEO-C. De AEO-S is uitgebreider dan zijn alternatief, maar welke het beste bij uw organisatie past hangt af van de aard van uw bedrijf, de goederen die u vervoert en uw rol in de logistieke keten.

Welke voordelen levert een AEO-vergunning op?

Als u bijvoorbeeld een Vergunning AEO Douanevereenvoudigingen heeft, profiteert u direct al van de volgende voordelen:

• Minder fysieke controles en documentcontroles;
• Voorrang bij controle als uw bedrijf hiervoor is geselecteerd;
• Op verzoek kan een controle op een bepaalde locatie plaatsvinden;
• Gemakkelijker toegang tot douanevereenvoudigingen;
• Kennisgeving van douanecontroles bij voorafaangiften.

Hoe staat het AO/IB document in verhouding tot de AEO-vergunning?

Uw beschrijving AO/IB is een goed referentiedocument dat als basis kan dienen voor de aanvraag of herbeoordeling van uw AEO-vergunning. Dit document beschrijft namelijk uw Administratieve Organisatie (AO) en de bijhorende Interne Beheersingsmaatregelen (IB). Het bevat een definitie en omschrijving van alle voorkomende processen in uw organisatie. Bovendien is dit aangevuld met beheersmaatregelen die zich richten op het beperken en/of uitsluiten van fouten of problemen. Kortom: het AO/IB document beschrijft beknopt hoe uw processen zouden moeten verlopen en wat u doet als dit niet het geval is.

Wat levert een goede inrichting van uw AO/IB document u op?

Een goed AO/IB document vormt zoals gezegd een stabiele basis voor de aanvraag van uw AEO-vergunning. Daarnaast is het een fundering voor het afleggen van verantwoording aan externe partijen zoals de douane en de belastingdienst. Ook is de dagelijkse leiding met behulp van dit document beter in staat de organisatie te beheren en te sturen. De processen staan nota bene duidelijk geformuleerd, zodat er ook naar gerefereerd kan worden. Dit vergroot automatisch de kennis over uw processen bij het personeel. En u raadt het al: deze loop versterkt zichzelf, waardoor processen sneller en beter verlopen.

Hoe ondersteunt Boltrics u bij de inrichting van uw AO/IB document?

Boltrics is een systeem- en softwarepartner dat procesbeheersing volledig ondersteunt. En toejuicht, want zo stroomlijnt u uw processen tot in detail. Iets waar wij ons elke dag weer hard voor maken. Doordat wij werken met Microsoft Dynamics 365 Business Central, voldoen wij automatisch aan meerdere compliance standaarden. Denk aan meerdere ISO-standaarden of EU-reglementen. Verder is Boltrics aangesloten bij de Alliantie Douane Software (ADS) en Ondersteuning Software Ontwikkelaars (OSWO), om zo altijd bij te blijven bij wat gewenst is.

Een pakket ingericht om uw processen te beschermen

Hoewel het bovenstaande al veel compliance gerelateerde zaken afvinkt, was dit het nog niet. Wat ook zeer bijdraagt aan dat u juist kunt handelen, is dat één en hetzelfde pakket voor uw logistieke en financiële administratie hanteren. Hiermee beperkt u uw foutmarge tot een minimum. Ik som hieronder enkele aspecten voor u op om hier een beeld bij te schetsen:

• Voorraadboekingen hanteren dezelfde compliance procedures als financiële boekingen;
• Er is een gescheiden Entrepot voorraad van toepassing;
  • Alle in- en uitboekingen in deze voorraad zijn volledig traceerbaar.
• De oplossing controleert MRN nummers;
• U werkt met gescheiden rollen met bijhorende rechten, zo komen alleen bevoegden bij specifieke gegevens;
• Een standaard voorraadoverzicht is altijd beschikbaar in GPA formaat.

Zo kan ik nog wel even doorgaan. Het komt erop neer dat Boltrics bewuste afscheidingen heeft gemaakt voor gevoelige informatie. In de vorm van gegevensscheiding, of bevoegdheid beperkingen. Gecombineerd met vergaande controlemogelijkheden beheerst u zonder moeite uw processen.

Directe afstemming met de douane aan de hand van douane-gerelateerde EDI koppelingen

De douane werkt vrijwel volledig automatisch. Hiervoor hanteren zij strenge protocollen en als u daar niet aan voldoet, mag u uw handeling nogmaals proberen. Hierom hebben wij in onze DataHub standaard veel directe douane-gerelateerde EDI-koppelingen verwerkt. Dan weet u zeker dat uw handeling volgens de juiste standaarden aankomt én dus verwerkt wordt. Welke koppelingen dit zijn? Denk aan AGS, Transit, PD, GDB, EMCS, Portbase, PGTS en de e-AWB. Allemaal in één hub.

Met 3PL Dynamics richting het juiste AO/IB document en een AEO-vergunning

Met de bovenstaande aspecten van onze oplossing kunnen wij voor u een voorbeeld AO/IB beschrijving opstellen, zodat u uw AEO-vergunning aanvraag snel en volledig kunt uitvoeren. En uiteraard voldoet u met deze inrichting aan de eisen van de douane, belastingdienst en potentiële partners die kiezen voor zekerheid en veiligheid. Meer weten over hoe dit werkt? Kom op 5, 6 en 7 november langs bij ICT & Logistiek en wij vertellen u er graag meer over!